Flexwerken: communiceren tussen stilte en afstand

“Stilte.” Een simpel woord, maar in de tijd van flexibel werken kan het zowel rust als isolatie betekenen.

Communicatie is de lijm die teams bij elkaar houdt. Als deze lijm begint op te drogen of zijn plakkracht verliest, beginnen de dingen uit elkaar te vallen. In een traditioneel kantoor is communiceren zo eenvoudig als je hoofd om de hoek steken of een praatje maken bij de koffiemachine. Maar in een flexibele werksetting, waar je collega’s verspreid kunnen zijn over verschillende steden of zelfs landen, wordt communiceren een beetje complexer.

Recent onderzoek belicht hoe serieus dit probleem kan zijn. Bijna de helft van de werknemers geeft aan dat hun productiviteit een duik neemt als de communicatie niet goed is. Stel je voor, je hebt een dringende vraag, maar je collega aan de andere kant van de lijn reageert niet. De klok tikt, en je deadline nadert, maar het antwoord laat op zich wachten. Je voelt de stress toenemen. En je bent niet de enige, veel van je collega’s voelen dezelfde druk.

Het gaat niet alleen om het missen van een bericht of twee. Het gaat om het opbouwen en onderhouden van relaties binnen je team. Waar gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal – die cruciale nuances in communicatie brengen – verborgen zijn achter schermen, kan het opbouwen van vertrouwen een uitdaging zijn. En zonder vertrouwen presteren teams niet op hun best.

Het is duidelijk: de manier waarop we communiceren in de flexibele manier van werken heeft een serieuze opknapbeurt nodig. Het mooie daarvan is dat er stappen zijn die we kunnen nemen om de communicatielijnen weer te herstellen en ons werk naar een hoger niveau te tillen. En dat is precies waar we in de volgende sectie op in zullen gaan.

Flexibel werken geeft gemak en vrijheid, maar maakt het lastiger om goed contact te houden met je team, vooral als je niet bij elkaar bent. Online praten is anders dan in het echt, en voelt vaak onpersoonlijk. Een klein misverstand in een chat kan al snel voor veel verwarring zorgen.

Ook technische problemen, zoals slecht internet, kunnen in de weg zitten. Een slechte verbinding kan ervoor zorgen dat je vergaderingen mist of belangrijke info laat krijgt. Een simpele taak kan lastig worden als de techniek niet meewerkt.

Wat als je snel antwoord nodig hebt, maar je collega is niet bereikbaar omdat hij in een andere tijdzone zit? Of als je een groot bestand wilt delen, maar dat kan niet via je chatprogramma? Dit zijn reële problemen in een flexibele werkomgeving.

Door deze problemen kun je je geïsoleerd of gefrustreerd voelen, en dat is niet fijn voor je werkplezier en hoe goed je werk doet. Gelukkig zijn er manieren en tools die kunnen helpen om beter online te communiceren. Daar gaan we het over hebben in het volgende deel van deze blog.

De stap naar flexibel werken is leuk, maar brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee, vooral op het gebied van communicatie. Hier zijn wat tips om goed online met elkaar te blijven praten, en hoe je hierbij handige tools van Microsoft 365 kunt gebruiken:

De juiste tools zijn essentieel voor vloeiende communicatie. Oplossingen als Microsoft Teams zijn ontworpen om samenwerking en communicatie te vergemakkelijken, ongeacht waar je team zich bevindt.

Het opbouwen van een open cultuur op je werkplek helpt iedereen beter samen te werken. Maak duidelijk wat belangrijk is voor het bedrijf en wat de doelen zijn, zodat iedereen aan hetzelfde werkt. Zorg voor een sfeer waarin iedereen makkelijk kan praten en feedback kan geven, dat maakt het werk plezieriger en helpt iedereen beter samen te werken.

Responsief zijn, betekent snel reageren als dat nodig is, met het oog op het nieuwe werken is dit extra belangrijk. Via Microsoft Teams of SharePoint kun je een seintje krijgen als er iets nieuws is, zoals een berichtje, een bestand of een update van een project. Zo kun je snel reageren of weet je wat er aan de hand is. Dit helpt om goed samen te werken met je team, ook als je niet bij elkaar bent. Het laat ook zien dat je betrouwbaar bent en helpt je team om snel dingen gedaan te krijgen.

Regelmatige check-ins betekenen dat je op vaste tijden met je team samenkomt om voortgang te bespreken. Dit kan online wat vooral handig is als je team op verschillende plekken werkt. Met oplossing als Microsoft Teams kun je makkelijk een (video)vergadering opzetten om met elkaar te praten. Tijdens deze check-ins bespreek je de werkzaamheden, wat goed gaat en wat beter kan. Je kunt ook feedback geven en krijgen, zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn en wat de volgende stappen zijn. Dit helpt om iedereen op één lijn te houden, te zorgen dat het werk goed gaat en om problemen op te lossen voordat ze groot worden. Het is een goede manier om contact te houden met je team, van elkaar te leren en te zorgen dat de verwachtingen gemanaged zijn.

Met deze slimme tips, oplossingen en de handige tools van Microsoft 365, kun je de digitale communicatie in je flexibele werkomgeving verbeteren. Dit helpt bij het creëren van een samenwerkingscultuur die zowel de productiviteit als de tevredenheid van het team verhoogt. Communiceren in een flexibele setting kent zijn uitdagingen, maar met een goed plan kunnen we deze aanpakken en een werkplek creëren waar open gesprekken en goede ideeën tot bloei komen.