✅ Vrijblijvend contact over AI-oplossingen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van een AI-oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🤖 Ontdek wat Kloudo voor jou kan betekenen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het gebruik van een AI-chatbot! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Belplannen

Gestructureerde gespreksstroom: Creëer een naadloze gespreksroute binnen je organisatie, waarbij elke oproep automatisch wordt geleid naar de meest geschikte persoon of afdeling, dankzij slim opgezette belplannen.
Prioriteit waar het nodig is: Met belplannen kun je prioriteiten instellen voor bepaalde gesprekken, zodat belangrijke oproepen altijd de aandacht krijgen die ze verdienen en sneller worden behandeld.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Pas je belplan aan de behoeften van je bedrijf, met de mogelijkheid om verschillende routes en voorwaarden in te stellen voor verschillende soorten oproepen, voor een op maat gemaakte communicatie-ervaring.
Optimale klanttevredenheid: Zorg voor een hogere klanttevredenheid door middel van een goed doordacht belplan dat de wachttijden minimaliseert en klanten snel verbindt met de juiste persoon, voor een vlotte en professionele service.

Naamherkenning

Personaliseer elk gesprek: Dankzij naamherkenning kun je elk gesprek starten op een persoonlijke en warme toon, omdat je al weet wie er aan de andere kant van de lijn is.
Professionele klantinteractie: Maak indruk met je professionaliteit door klanten bij hun naam te noemen, hetgeen een lange weg gaat in het opbouwen van vertrouwen en een positieve relatie.
Efficiënte gespreksvoorbereiding: Naamherkenning stelt je in staat om je snel voor te bereiden op een gesprek, door je meteen te voorzien van de relevante context en informatie over de beller.
Optimale klantenservice: Verbeter de kwaliteit van je klantenservice door gesprekken te personaliseren en een dieper niveau van begrip en connectie met je klanten te creëren.

Wachtrij

Altijd beantwoord, nooit gemist: Zelfs tijdens piekmomenten zorgt de wachtrij ervoor dat elke beller een professionele begroeting en wachtmuziek hoort, terwijl ze wachten op een beschikbare medewerker.
Flexibiliteit in wachttijd: Bepaal zelf hoe lang een beller maximaal in de wacht staat en kies voor een vlotte doorschakeling naar de volgende stap in je belplan wanneer nodig, zodat je klantenservice altijd op punt staat.
Inzicht met statistieken: Maak gebruik van geavanceerde wachtrijstatistieken om te begrijpen wanneer je het drukst bent en hoe je je service nog beter kunt maken door inzicht in gemiddelde wachttijden.
Optimaliseer jouw klantenservice: Gebruik de waardevolle data uit de wachtrijstatistieken om je belroutes en wachtrij-instellingen te finetunen, zodat je klanten altijd de beste ervaring krijgen.

Filters

Filters kun je instellen om bepaalde oproepen te blokkeren of door te schakelen, zo hou je de controle over de inkomende communicatie.

Makkelijk sorteren van gesprekken: Zet regels op zodat je makkelijk onderscheid kunt maken tussen verschillende soorten gesprekken - bijvoorbeeld tussen een collega of een klant - en laat ze meteen naar de juiste persoon gaan!
Altijd bereikbaar voor belangrijke klanten: Zorg ervoor dat je belangrijke klanten ook buiten werktijd iemand kunnen bereiken, door hun oproepen gelijk door te schakelen naar een hulpvaardige medewerker.
Zeg vaarwel tegen ongewenste oproepen: Houd ongewenste of anonieme bellers buiten de deur door hun oproepen gelijk naar de voicemail te sturen. Zo hou je je lijn vrij voor belangrijke gesprekken!
Slim doorverbinden op basis van regio of mobiel: Stel de app zo in dat gesprekken uit bepaalde regio's of van mobiele nummers gelijk naar de juiste plek gaan. Zo vindt iedereen snel wat hij zoekt, zonder gedoe!

Voicemail naar e-mail

Ontvang een email melding wanneer je een gesprek hebt gemist.

Mis nooit meer een belangrijk gesprek: Zelfs als je te druk bent of je zaak gesloten is, zorgt de voicemailbox ervoor dat je altijd bereikbaar blijft. Laat bellers een bericht achterlaten, zodat je op een later moment terug kunt bellen.
Directe notificaties in je mailbox: Krijg een handige e-mailmelding met een mp3-bestand zodra je een gesprek hebt gemist. Zo kun je gemakkelijk en op je eigen tijd de voicemailberichten beluisteren, rechtstreeks vanuit je e-mail.
Persoonlijke voicemail instellen: Elke gebruiker kan een persoonlijke voicemailbox instellen, waardoor het nog eenvoudiger wordt om contact te onderhouden en gemiste gesprekken effectief te beheren.
Flexibele voicemail opties: Creëer meerdere voicemailboxen en stuur berichten naar één of meerdere e-mailadressen, zodat je altijd op de hoogte blijft van gemiste oproepen en snel kunt reageren wanneer dat nodig is.

Koppeling met Microsoft Exchange

Doormiddel van de Microsoft Teams oplossing werken Microsoft Outlook en Teams naadloos samen.

Naadloze samenwerking: Verbind je Microsoft Outlook en Teams moeiteloos, zodat je alle belangrijke informatie op één plek hebt en de samenwerking binnen je team soepeler verloopt.
Efficiënter werken: Door Microsoft Exchange te koppelen, kun je jouw werkprocessen stroomlijnen en tijd besparen, waardoor je productiever kunt zijn op je werk.
Centrale communicatiehub: Maak van je Microsoft Teams een centrale hub waar e-mails, chats en documenten samenkomen, voor een gestroomlijnde communicatie en gemakkelijke toegang tot alle benodigde informatie.
Optimaliseer je werkruimte: Met de koppeling tussen Microsoft Exchange en Teams creëer je een geïntegreerde werkruimte die je helpt om georganiseerd te blijven en je focus te houden op wat echt belangrijk is.

Telefonisch vergaderen

Met de Microsoft Teams oplossing is het eenvoudig om Teams gebruikers en overige gebruikers toe te voegen aan de meeting.

Moeiteloos vergaderingen Beleggen: Met een paar klikken nodig je zowel Teams-gebruikers als anderen uit voor vergaderingen, waardoor het opzetten van een meeting een fluitje van een cent is.
Voor Iedereen toegankelijk: Iedereen is welkom! Of je nu een Teams-gebruiker bent of niet, je kunt gemakkelijk deelnemen aan vergaderingen en samenwerken met je team of klanten.
Samenwerken zonder grenzen: Breid je teamuitwisselingen uit door moeiteloos externe gebruikers toe te voegen aan je Teams-meetings, voor een meer inclusieve en samenwerkende ervaring.

Online beheeromgeving

Geef de beheerder van jouw bedrijf toegang tot de beheeromgeving, wil je het beheer liever volledig door Klout laten doen? Geen probleem, we staan voor je klaar.

Wachtmuziek

Geeft bellers de mogelijkheid om tijdens het wachten een zelfgekozen muziekje te laten horen.

Statistieken

Vraag rapportages op van binnenkomende of uitgaande gesprekken. Krijg inzicht in gespreksduur, verhouding inkomende en uitgaande gesprekken, etc.

Systeemkoppelingen en integraties

Koppel je moderne telefonieoplossing met bijvoorbeeld het softwarepakket van je bedrijf zodat je vanuit dit software pakket kunt bellen of het klantdossier voor je hebt bij een binnenkomend gesprek.

Openingstijden

Definieer openingstijden, wanneer er buiten deze tijden om gebeld wordt krijgt de beller een boodschap te horen.

Belgroepen

Creëer belgroepen zodat de telefoon bijvoorbeeld bij meerdere collega’s overgaat, ideaal voor een ondersteuningsafdeling.

Gespreksopname

Het opnemen van gesprekken om deze later te kunnen terugluisteren, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden.

Zekerheid bij elk gesprek: Neem met gemak belangrijke gesprekken op voor latere referentie. Zo kun je altijd terugvallen op gedane uitspraken en afspraken, en houd je de lijnen helder en betrouwbaar.
Een krachtige tool voor training en klanttevredenheid: Gebruik opgenomen gesprekken als een effectief hulpmiddel voor teamtraining en als een manier om de tevredenheid van je klanten te verifiëren, zodat je continu kunt werken aan verbetering en groei.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Voldoe moeiteloos aan wettelijke verplichtingen, zoals AVG, door belangrijke gesprekken op te nemen en op te slaan voor de vereiste periode.
Gemak en efficiëntie met bulk download: Bespaar tijd met de bulk download optie, waarmee je alle opgenomen gesprekken van een dag, week of maand in één keer kunt downloaden, zodat je altijd georganiseerd en up-to-date bent met je administratie.

Keuzemenu’s

Een menu structuur aanmaken om je klanten beter van dienst te kunnen zijn.

Professionele eerste indruk: Geef bellers meteen een professionele ontvangst door ze te verwelkomen met een keuzemenu, zodat ze weten dat ze bij een goed georganiseerd bedrijf terecht zijn gekomen.
Snellere service met gerichte keuzes: Begeleid bellers direct naar de juiste afdeling of medewerker, waardoor de gesprekstijd verkort wordt en de klantervaring verbetert. Minder doorverbindtijd betekent een snellere service.
Flexibele keuzemenu-opties: Creëer een keuzemenu dat bij jouw bedrijfsstructuur past, met de optie om verschillende submenu's en meerdere meldteksten toe te voegen voor een gestroomlijnde en informatieve bellerervaring.
Beheer op maat: Houd de controle over je telefoonsysteem door zelf te bepalen wanneer bellers naar het keuzemenu worden geleid, zodat je zeker weet dat ze altijd de hulp krijgen die ze nodig hebben, op de manier die het beste werkt voor jouw bedrijf.

Bel vast en mobiel

Je kan gesprekken voeren via zowel vaste telefoonlijnen als mobiele netwerken, waardoor een naadloze communicatie-ervaring ontstaat, ongeacht waar je bent.

Altijd en overal bereikbaar: Blijf altijd in contact, of je nu via een vaste lijn of mobiel wilt bellen. Zo ben je altijd gemakkelijk bereikbaar voor zowel je collega's als je klanten, waar je ook bent.

Naadloze integratie: Koppel je mobiele telefoon aan de bedrijfstelefoonoplossing, zodat je van alle gemakken voorzien bent voor een soepele communicatie, alles onder één dak.

Besparen op kosten: Voorkom extra doorschakelkosten van de telefooncentrale naar je mobiele telefoon. Houd alles bij één provider en geniet van de financiële voordelen en het gemak van één factuur.

Flexibel en anoniem bellen: Geniet van de vrijheid om te kiezen hoe je belt: met een zakelijk nummer, je mobiele nummer of zelfs anoniem, en dat allemaal vanaf elke mobiele telefoon. Zo heb je altijd controle over je communicatie, waar en wanneer dan ook.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van de migratie en implementatie oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van moderne werkplekken bij Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

“Stilte.” Een simpel woord, maar in de tijd van flexibel werken kan het zowel rust als isolatie betekenen.

De overstap naar flexibel werken is voor velen een droom die uitkomt. Geen filestress meer en werken in je comfortabele huispak – wat wil je nog meer? Maar al snel merken velen dat het niet allemaal rozengeur en maneschijn is. Het gemis van die snelle babbel bij het koffieapparaat, even snel een vraag stellen aan je collega naast je, het is er niet meer bij. Communiceren lijkt opeens niet meer zo vanzelfsprekend. In een tijd waar onze collega’s verscholen gaan achter schermen en profielfoto’s, komt het gevoel van verbondenheid en duidelijke communicatie soms in het gedrang. Wat eerst een zegen leek, brengt nu unieke uitdagingen met zich mee.

Verbroken communicatielijnen

Communicatie is de lijm die teams bij elkaar houdt. Als deze lijm begint op te drogen of zijn plakkracht verliest, beginnen de dingen uit elkaar te vallen. In een traditioneel kantoor is communiceren zo eenvoudig als je hoofd om de hoek steken of een praatje maken bij de koffiemachine. Maar in een flexibele werksetting, waar je collega’s verspreid kunnen zijn over verschillende steden of zelfs landen, wordt communiceren een beetje complexer.

Recent onderzoek belicht hoe serieus dit probleem kan zijn. Bijna de helft van de werknemers geeft aan dat hun productiviteit een duik neemt als de communicatie niet goed is. Stel je voor, je hebt een dringende vraag, maar je collega aan de andere kant van de lijn reageert niet. De klok tikt, en je deadline nadert, maar het antwoord laat op zich wachten. Je voelt de stress toenemen. En je bent niet de enige, veel van je collega’s voelen dezelfde druk.

Het gaat niet alleen om het missen van een bericht of twee. Het gaat om het opbouwen en onderhouden van relaties binnen je team. Waar gezichtsuitdrukkingen en lichaamstaal – die cruciale nuances in communicatie brengen – verborgen zijn achter schermen, kan het opbouwen van vertrouwen een uitdaging zijn. En zonder vertrouwen presteren teams niet op hun best.

Het is duidelijk: de manier waarop we communiceren in de flexibele manier van werken heeft een serieuze opknapbeurt nodig. Het mooie daarvan is dat er stappen zijn die we kunnen nemen om de communicatielijnen weer te herstellen en ons werk naar een hoger niveau te tillen. En dat is precies waar we in de volgende sectie op in zullen gaan.

Obstakels voor verbinding

Flexibel werken geeft gemak en vrijheid, maar maakt het lastiger om goed contact te houden met je team, vooral als je niet bij elkaar bent. Online praten is anders dan in het echt, en voelt vaak onpersoonlijk. Een klein misverstand in een chat kan al snel voor veel verwarring zorgen.

Ook technische problemen, zoals slecht internet, kunnen in de weg zitten. Een slechte verbinding kan ervoor zorgen dat je vergaderingen mist of belangrijke info laat krijgt. Een simpele taak kan lastig worden als de techniek niet meewerkt.

Wat als je snel antwoord nodig hebt, maar je collega is niet bereikbaar omdat hij in een andere tijdzone zit? Of als je een groot bestand wilt delen, maar dat kan niet via je chatprogramma? Dit zijn reële problemen in een flexibele werkomgeving.

Door deze problemen kun je je geïsoleerd of gefrustreerd voelen, en dat is niet fijn voor je werkplezier en hoe goed je werk doet. Gelukkig zijn er manieren en tools die kunnen helpen om beter online te communiceren. Daar gaan we het over hebben in het volgende deel van deze blog.

Tips voor effectieve digitale gesprekken

De stap naar flexibel werken is leuk, maar brengt ook nieuwe uitdagingen met zich mee, vooral op het gebied van communicatie. Hier zijn wat tips om goed online met elkaar te blijven praten, en hoe je hierbij handige tools van Microsoft 365 kunt gebruiken:

Gebruik de juiste applicaties

De juiste tools zijn essentieel voor vloeiende communicatie. Oplossingen als Microsoft Teams zijn ontworpen om samenwerking en communicatie te vergemakkelijken, ongeacht waar je team zich bevindt.

Stimuleer openheid

Het opbouwen van een open cultuur op je werkplek helpt iedereen beter samen te werken. Maak duidelijk wat belangrijk is voor het bedrijf en wat de doelen zijn, zodat iedereen aan hetzelfde werkt. Zorg voor een sfeer waarin iedereen makkelijk kan praten en feedback kan geven, dat maakt het werk plezieriger en helpt iedereen beter samen te werken.

Wees responsief

Responsief zijn, betekent snel reageren als dat nodig is, met het oog op het nieuwe werken is dit extra belangrijk. Via Microsoft Teams of SharePoint kun je een seintje krijgen als er iets nieuws is, zoals een berichtje, een bestand of een update van een project. Zo kun je snel reageren of weet je wat er aan de hand is. Dit helpt om goed samen te werken met je team, ook als je niet bij elkaar bent. Het laat ook zien dat je betrouwbaar bent en helpt je team om snel dingen gedaan te krijgen.

Plan regelmatig check-ins

Regelmatige check-ins betekenen dat je op vaste tijden met je team samenkomt om voortgang te bespreken. Dit kan online wat vooral handig is als je team op verschillende plekken werkt. Met oplossing als Microsoft Teams kun je makkelijk een (video)vergadering opzetten om met elkaar te praten. Tijdens deze check-ins bespreek je de werkzaamheden, wat goed gaat en wat beter kan. Je kunt ook feedback geven en krijgen, zodat iedereen weet waar ze aan toe zijn en wat de volgende stappen zijn. Dit helpt om iedereen op één lijn te houden, te zorgen dat het werk goed gaat en om problemen op te lossen voordat ze groot worden. Het is een goede manier om contact te houden met je team, van elkaar te leren en te zorgen dat de verwachtingen gemanaged zijn.

Met deze slimme tips, oplossingen en de handige tools van Microsoft 365, kun je de digitale communicatie in je flexibele werkomgeving verbeteren. Dit helpt bij het creëren van een samenwerkingscultuur die zowel de productiviteit als de tevredenheid van het team verhoogt. Communiceren in een flexibele setting kent zijn uitdagingen, maar met een goed plan kunnen we deze aanpakken en een werkplek creëren waar open gesprekken en goede ideeën tot bloei komen.

Met Klout naar de moderne werkplek

Klaar om nu de stap te zetten naar vloeiende communicatie met de moderne werkplek? Ontdek de IT-oplossingen die Klout biedt, waaronder een breed scala aan oplossingen en producten die specifiek zijn ontworpen dit te ondersteunen. Met communicatieoplossingen als Microsoft Teams en Outlook, Microsoft Planner voor projectbeheer, SharePoint voor samenwerking en het opstellen van een Intranet voor je bedrijf, en de Microsoft 365 Defender oplossingen voor het tegengaan van bedreigingen en filtering, is het eenvoudiger dan ooit om een werkomgeving te creëren die samenwerking eenvoudig maakt en een hoge beveiligingsstandaard hanteert.

Bovendien maken integraties met het Azure-platform het mogelijk om applicaties samen te laten werken, waardoor je organisatie kostbare tijd en moeite bespaart op repeterende taken zoals bijvoorbeeld het aanmelden maar ook op acties binnen applicaties.

Ontdek de mogelijkheden van de moderne werkplek met Klout en zet vandaag nog de stap naar een flexibele en veilige werkomgeving. Neem nu contact op met Klout en transformeer de manier waarop je werkt.