✅ Vrijblijvend contact over AI-oplossingen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van een AI-oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

    🤖 Ontdek wat Kloudo voor jou kan betekenen

    Leuk dat je geïnteresseerd bent in het gebruik van een AI-chatbot! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

      Belplannen

      1. Gestructureerde gespreksstroom: Creëer een naadloze gespreksroute binnen je organisatie, waarbij elke oproep automatisch wordt geleid naar de meest geschikte persoon of afdeling, dankzij slim opgezette belplannen.
      2. Prioriteit waar het nodig is: Met belplannen kun je prioriteiten instellen voor bepaalde gesprekken, zodat belangrijke oproepen altijd de aandacht krijgen die ze verdienen en sneller worden behandeld.
      3. Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Pas je belplan aan de behoeften van je bedrijf, met de mogelijkheid om verschillende routes en voorwaarden in te stellen voor verschillende soorten oproepen, voor een op maat gemaakte communicatie-ervaring.
      4. Optimale klanttevredenheid: Zorg voor een hogere klanttevredenheid door middel van een goed doordacht belplan dat de wachttijden minimaliseert en klanten snel verbindt met de juiste persoon, voor een vlotte en professionele service.

      Naamherkenning

      1. Personaliseer elk gesprek: Dankzij naamherkenning kun je elk gesprek starten op een persoonlijke en warme toon, omdat je al weet wie er aan de andere kant van de lijn is.
      2. Professionele klantinteractie: Maak indruk met je professionaliteit door klanten bij hun naam te noemen, hetgeen een lange weg gaat in het opbouwen van vertrouwen en een positieve relatie.
      3. Efficiënte gespreksvoorbereiding: Naamherkenning stelt je in staat om je snel voor te bereiden op een gesprek, door je meteen te voorzien van de relevante context en informatie over de beller.
      4. Optimale klantenservice: Verbeter de kwaliteit van je klantenservice door gesprekken te personaliseren en een dieper niveau van begrip en connectie met je klanten te creëren.

      Wachtrij

      1. Altijd beantwoord, nooit gemist: Zelfs tijdens piekmomenten zorgt de wachtrij ervoor dat elke beller een professionele begroeting en wachtmuziek hoort, terwijl ze wachten op een beschikbare medewerker.
      2. Flexibiliteit in wachttijd: Bepaal zelf hoe lang een beller maximaal in de wacht staat en kies voor een vlotte doorschakeling naar de volgende stap in je belplan wanneer nodig, zodat je klantenservice altijd op punt staat.
      3. Inzicht met statistieken: Maak gebruik van geavanceerde wachtrijstatistieken om te begrijpen wanneer je het drukst bent en hoe je je service nog beter kunt maken door inzicht in gemiddelde wachttijden.
      4. Optimaliseer jouw klantenservice: Gebruik de waardevolle data uit de wachtrijstatistieken om je belroutes en wachtrij-instellingen te finetunen, zodat je klanten altijd de beste ervaring krijgen.

      Filters

      Filters kun je instellen om bepaalde oproepen te blokkeren of door te schakelen, zo hou je de controle over de inkomende communicatie.

      1. Makkelijk sorteren van gesprekken: Zet regels op zodat je makkelijk onderscheid kunt maken tussen verschillende soorten gesprekken - bijvoorbeeld tussen een collega of een klant - en laat ze meteen naar de juiste persoon gaan!
      2. Altijd bereikbaar voor belangrijke klanten: Zorg ervoor dat je belangrijke klanten ook buiten werktijd iemand kunnen bereiken, door hun oproepen gelijk door te schakelen naar een hulpvaardige medewerker.
      3. Zeg vaarwel tegen ongewenste oproepen: Houd ongewenste of anonieme bellers buiten de deur door hun oproepen gelijk naar de voicemail te sturen. Zo hou je je lijn vrij voor belangrijke gesprekken!
      4. Slim doorverbinden op basis van regio of mobiel: Stel de app zo in dat gesprekken uit bepaalde regio's of van mobiele nummers gelijk naar de juiste plek gaan. Zo vindt iedereen snel wat hij zoekt, zonder gedoe!

      Voicemail naar e-mail

      Ontvang een email melding wanneer je een gesprek hebt gemist. 

      1. Mis nooit meer een belangrijk gesprek: Zelfs als je te druk bent of je zaak gesloten is, zorgt de voicemailbox ervoor dat je altijd bereikbaar blijft. Laat bellers een bericht achterlaten, zodat je op een later moment terug kunt bellen.
      2. Directe notificaties in je mailbox: Krijg een handige e-mailmelding met een mp3-bestand zodra je een gesprek hebt gemist. Zo kun je gemakkelijk en op je eigen tijd de voicemailberichten beluisteren, rechtstreeks vanuit je e-mail.
      3. Persoonlijke voicemail instellen: Elke gebruiker kan een persoonlijke voicemailbox instellen, waardoor het nog eenvoudiger wordt om contact te onderhouden en gemiste gesprekken effectief te beheren.
      4. Flexibele voicemail opties: Creëer meerdere voicemailboxen en stuur berichten naar één of meerdere e-mailadressen, zodat je altijd op de hoogte blijft van gemiste oproepen en snel kunt reageren wanneer dat nodig is.

      Koppeling met Microsoft Exchange

      Doormiddel van de Microsoft Teams oplossing werken Microsoft Outlook en Teams naadloos samen.  

      1. Naadloze samenwerking: Verbind je Microsoft Outlook en Teams moeiteloos, zodat je alle belangrijke informatie op één plek hebt en de samenwerking binnen je team soepeler verloopt.
      2. Efficiënter werken: Door Microsoft Exchange te koppelen, kun je jouw werkprocessen stroomlijnen en tijd besparen, waardoor je productiever kunt zijn op je werk.
      3. Centrale communicatiehub: Maak van je Microsoft Teams een centrale hub waar e-mails, chats en documenten samenkomen, voor een gestroomlijnde communicatie en gemakkelijke toegang tot alle benodigde informatie.
      4. Optimaliseer je werkruimte: Met de koppeling tussen Microsoft Exchange en Teams creëer je een geïntegreerde werkruimte die je helpt om georganiseerd te blijven en je focus te houden op wat echt belangrijk is.

      Telefonisch vergaderen

      Met de Microsoft Teams oplossing is het eenvoudig om Teams gebruikers en overige gebruikers toe te voegen aan de meeting. 

      1. Moeiteloos vergaderingen Beleggen: Met een paar klikken nodig je zowel Teams-gebruikers als anderen uit voor vergaderingen, waardoor het opzetten van een meeting een fluitje van een cent is.
      2. Voor Iedereen toegankelijk: Iedereen is welkom! Of je nu een Teams-gebruiker bent of niet, je kunt gemakkelijk deelnemen aan vergaderingen en samenwerken met je team of klanten.
      3. Samenwerken zonder grenzen: Breid je teamuitwisselingen uit door moeiteloos externe gebruikers toe te voegen aan je Teams-meetings, voor een meer inclusieve en samenwerkende ervaring.

      Online beheeromgeving

      Geef de beheerder van jouw bedrijf toegang tot de beheeromgeving, wil je het beheer liever volledig door Klout laten doen? Geen probleem, we staan voor je klaar. 

      Wachtmuziek

      Geeft bellers de mogelijkheid om tijdens het wachten een zelfgekozen muziekje te laten horen. 

      Statistieken

      Vraag rapportages op van binnenkomende of uitgaande gesprekken. Krijg inzicht in gespreksduur, verhouding inkomende en uitgaande gesprekken, etc. 

      Systeemkoppelingen en integraties

      Koppel je moderne telefonieoplossing met bijvoorbeeld het softwarepakket van je bedrijf zodat je vanuit dit software pakket kunt bellen of het klantdossier voor je hebt bij een binnenkomend gesprek.

      Openingstijden

      Definieer openingstijden, wanneer er buiten deze tijden om gebeld wordt krijgt de beller een boodschap te horen. 

      Belgroepen

      Creëer belgroepen zodat de telefoon bijvoorbeeld bij meerdere collega’s overgaat, ideaal voor een ondersteuningsafdeling. 

      Gespreksopname

      Het opnemen van gesprekken om deze later te kunnen terugluisteren, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden. 

      1. Zekerheid bij elk gesprek: Neem met gemak belangrijke gesprekken op voor latere referentie. Zo kun je altijd terugvallen op gedane uitspraken en afspraken, en houd je de lijnen helder en betrouwbaar.
      2. Een krachtige tool voor training en klanttevredenheid: Gebruik opgenomen gesprekken als een effectief hulpmiddel voor teamtraining en als een manier om de tevredenheid van je klanten te verifiëren, zodat je continu kunt werken aan verbetering en groei.
      3. Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Voldoe moeiteloos aan wettelijke verplichtingen, zoals AVG, door belangrijke gesprekken op te nemen en op te slaan voor de vereiste periode.
      4. Gemak en efficiëntie met bulk download: Bespaar tijd met de bulk download optie, waarmee je alle opgenomen gesprekken van een dag, week of maand in één keer kunt downloaden, zodat je altijd georganiseerd en up-to-date bent met je administratie.

      Keuzemenu’s

      Een menu structuur aanmaken om je klanten beter van dienst te kunnen zijn.

      1. Professionele eerste indruk: Geef bellers meteen een professionele ontvangst door ze te verwelkomen met een keuzemenu, zodat ze weten dat ze bij een goed georganiseerd bedrijf terecht zijn gekomen.
      2. Snellere service met gerichte keuzes: Begeleid bellers direct naar de juiste afdeling of medewerker, waardoor de gesprekstijd verkort wordt en de klantervaring verbetert. Minder doorverbindtijd betekent een snellere service.
      3. Flexibele keuzemenu-opties: Creëer een keuzemenu dat bij jouw bedrijfsstructuur past, met de optie om verschillende submenu's en meerdere meldteksten toe te voegen voor een gestroomlijnde en informatieve bellerervaring.
      4. Beheer op maat: Houd de controle over je telefoonsysteem door zelf te bepalen wanneer bellers naar het keuzemenu worden geleid, zodat je zeker weet dat ze altijd de hulp krijgen die ze nodig hebben, op de manier die het beste werkt voor jouw bedrijf.

      Bel vast en mobiel

      Je kan gesprekken voeren via zowel vaste telefoonlijnen als mobiele netwerken, waardoor een naadloze communicatie-ervaring ontstaat, ongeacht waar je bent.

      Altijd en overal bereikbaar: Blijf altijd in contact, of je nu via een vaste lijn of mobiel wilt bellen. Zo ben je altijd gemakkelijk bereikbaar voor zowel je collega's als je klanten, waar je ook bent.

      Naadloze integratie: Koppel je mobiele telefoon aan de bedrijfstelefoonoplossing, zodat je van alle gemakken voorzien bent voor een soepele communicatie, alles onder één dak.

      Besparen op kosten: Voorkom extra doorschakelkosten van de telefooncentrale naar je mobiele telefoon. Houd alles bij één provider en geniet van de financiële voordelen en het gemak van één factuur.

      Flexibel en anoniem bellen: Geniet van de vrijheid om te kiezen hoe je belt: met een zakelijk nummer, je mobiele nummer of zelfs anoniem, en dat allemaal vanaf elke mobiele telefoon. Zo heb je altijd controle over je communicatie, waar en wanneer dan ook.

      ✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

      Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van de migratie en implementatie oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

        🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

        Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

          ✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

          Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van moderne werkplekken bij Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

            🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

            Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

              Inbox overstroomd tijdens je zomervakantie? Zo neem je de controle terug!

              De zomer is een tijd van rust en ontspanning. Maar terwijl de zon schijnt en jij van je vakantie geniet, blijft je e-mail inbox zich vullen. Het idee alleen al om terug te keren naar een overvolle mailbox kan druk opleveren. In deze vierdelige blogserie nemen we je mee door de kunst van effectief e-mailbeheer met Outlook. Lees snel verder want deze 9 niet te missen tips zorgen ervoor dat jij gerust weer aan het werk kunt na de vakantie.

              Een overzichtelijke inbox: Start hier

              E-mailbeheer gaat verder dan alleen het checken van je berichten. Het is de kunst van het geordend houden van je communicatie, zodat het overzicht behouden blijft. Maar wat betekent dat in de praktijk?

              In dit eerste deel focussen we op technieken om je inbox opgeruimd te houden met behulp van verschillende functies in Outlook.

              Tip 1 – Geprioriteerde inbox: Helderheid in je e-mailbeheer

              Heb je moeite met het overzicht houden in een drukke inbox? Outlook biedt hier een oplossing voor. Met de ‘Prioriteit’ weergave worden je belangrijkste e-mails vooraan geplaatst, terwijl de minder urgente berichten zich in de ‘Overig’ sectie bevinden. Kies je voor een weergave van alle e-mails of enkel de ongelezen berichten? Dat beslis je zelf. Aanpassen is eenvoudig via ‘Beeld’ > ‘Postvak IN met prioriteit weergeven‘, zodat je direct bij de e-mails kunt die er voor jou toe doen.

              Tip 2 – Het leesvenster: Efficiëntie in e-mailbeheer

              Open je vaak mails één voor één, wat veel tijd kost? Met het leesvenster van Outlook krijg je een voorproefje van je berichten zonder ze volledig te hoeven openen. Je kunt dit venster positioneren aan de zijkant of onderaan, net wat je handig vindt. Reageer of stuur een bericht door zonder het e-mailbericht volledig te openen. En als je wilt dat e-mails meteen als ‘gelezen’ worden gemarkeerd zodra je ze bekijkt, wijzig dan simpelweg de instellingen via ‘Beeld’ > ‘Leesvenster‘. Hiermee verhoog je jouw productiviteit en stem je Outlook af op jouw manier van werken.

              Tip 3 – Berichten beheren met gemak in Outlook

              Met Outlook heb je de handige optie om berichten als ‘gelezen’ of ‘ongelezen’ te labelen, wat helpt bij het overzichtelijk houden van je acties. Klik eenvoudig op een bericht en gebruik het ‘Labels‘-menu, of rechtsklik voor snelle toegang tot deze functies. Heb je een mail vluchtig bekeken en wil je er later dieper op ingaan? Markeer het dan als ‘ongelezen’. Bovendien kun je met gemak meerdere berichten selecteren en ze in één keer als ‘gelezen’ of ‘ongelezen’ labelen. Dit biedt een dynamische manier om je inbox te beheren die naadloos aansluit bij jouw workflow.

              Tip 4 – Zoeken: Snel en krachtig

              Schrik jij van een overvolle inbox? Laat de zoekfunctie van Outlook je helpen. Voer een naam, e-mailadres of specifiek trefwoord in, en je mail komt naar boven. Het mooiste hiervan is dat je zelfs binnen bijlagen kunt zoeken. Benut de kracht van zoekoperatoren voor nog nauwkeurigere resultaten. Zo verspil je geen tijd en vind je jouw e-mails snel. Hieronder staan een aantal zoekoperatoren toegelicht:

              EN: Door deze operator te gebruiken, kun je naar e-mails zoeken die aan meerdere criteria voldoen. Bijvoorbeeld, als je e-mails van “Jan” wilt vinden die ook het woord “factuur” bevatten, kun je zoeken naar “Jan EN factuur”. Dit geeft je alle e-mails waarin beide termen voorkomen.

              OF: Deze operator is handig wanneer je wilt zoeken naar e-mails die één van de twee (of meer) criteria bevatten. Als je bijvoorbeeld e-mails wilt vinden die óf het woord “factuur” bevatten, óf afkomstig zijn van “Jan”, dan kun je zoeken naar “Jan OF factuur”. Je krijgt dan alle e-mails te zien waarin of de naam “Jan” voorkomt, of het woord “factuur”.

              NIET (soms ook aangeduid met “-“): Met deze operator kun je specifieke termen uitsluiten van je zoekopdracht. Stel, je wilt e-mails van “Jan” vinden, maar je bent niet geïnteresseerd in die met het woord “factuur”. Dan kun je zoeken naar “Jan NIET factuur” of “Jan -factuur”. Je krijgt dan alle e-mails van “Jan” te zien, behalve die met het woord “factuur”.

              Naast deze basiszoekoperatoren heeft Outlook ook nog andere geavanceerde zoekopties. Hieronder staan een paar voorbeelden:

              heeft:bijlagen: Zoekt naar e-mails met bijlagen.

              is:ongelezen: Zoekt naar e-mails die nog niet gelezen zijn.

              verzonden:dd-mm-jjjj: Zoekt naar e-mails verzonden op een specifieke datum.

              Tip 5 – Specifieke e-mail kwijt? ‘Geavanceerd zoeken’ helpt

              Loop je vast in je zoektocht naar een specifieke e-mail in Outlook? ‘Geavanceerd zoeken’ kan uitkomst bieden. Waar de standaard zoekfunctie tekort kan schieten, daar duikt ‘Geavanceerd zoeken’ dieper in de details. Start het via de sneltoetsen Control + Shift + F of via het e-mailprogramma-menu. Zoek op bepaalde woorden, datums of zelfs de privacystatus van een e-mail. Als het essentieel is om dat ene specifieke mailtje te vinden, is ‘Geavanceerd zoeken’ effectiever dan normaal zoeken om de volgende redenen:

              • Meerdere Criteria: Je kunt op diverse elementen tegelijk zoeken, zoals afzender, ontvanger, datum, en woorden in de e-mail. Hierdoor kun je je zoektocht verfijnen.
              • Specifieke Filtering: Je kunt uitsluitingen toevoegen, bijvoorbeeld e-mails zoeken van een bepaalde persoon maar zonder een specifiek trefwoord.
              • Diepgaand zoeken: Geavanceerd zoeken duikt dieper in de inhoud, zoals het doorzoeken van bijlagen of specifieke velden van een e-mail.
              • Gestructureerde Zoekopdrachten: Je kunt specifieke zoekopdrachten combineren, wat helpt bij het vinden van e-mails in een overvolle inbox.
              • Gebruikersinterface: Een apart venster met duidelijke velden helpt gebruikers om hun zoekopdrachten beter te begrijpen en in te stellen.

              Tip 6 – Breng orde met gespreksweergave

              Als je even weg bent geweest, kan je inbox overweldigend aanvoelen. Om snel de draad weer op te pakken, biedt Outlook de mogelijkheid om e-mails te groeperen in gesprekken. Door ‘Beeld’ > ‘weergeven als gesprekken‘ te kiezen, blijven gerelateerde mails netjes bij elkaar. Zo zie je direct wat er speelt en wat je al hebt afgerond, en behoud je eenvoudig het overzicht.

              Tip 7 – Overstroomde inbox door onnodige gesprekken? Kies voor slim negeren

              Heb jij wel eens dat je vastzit in eindeloze e-mailgesprekken die je liever overslaat. Met Outlook is er een oplossing. Gebruik de ‘Gesprek negeren’ functie om jezelf uit deze conversaties te verwijderen. Selecteer het betreffende gesprek, navigeer naar het ‘Start’ tabblad en selecteer ‘Gesprek negeren’ of gebruik simpelweg Control + Delete. Zo stuur je alle berichten uit dat gesprek direct naar ‘Verwijderde items’ – zowel de huidige als de toekomstige. Perfect om je inbox georganiseerd te houden en je te richten op wat echt telt. En mocht je van gedachten veranderen, dan kun je de berichten altijd terughalen uit de map ‘Verwijderde items’.

              Tip 8 – Vereenvoudig je inbox: Laat alleen zien wat echt telt

              Wie kent het niet: het eindeloos scrollen door een overvolle inbox, zoekend naar de belangrijkste informatie tussen vele herhalende berichten. Outlook biedt de oplossing met zijn opruimfunctie. Deze tool filtert alle overbodige informatie uit gesprekken en laat alleen de meest relevante berichten over. Hoe je dat kan doen? Ga naar ‘Start’, selecteer een gesprek, klik vervolgens op ‘Opruimen’ en volg de instructies. Het systeem is slim: het herkent berichten die al volledig zijn opgenomen in latere mails en verwijdert deze automatisch. Zo behoud je een helder overzicht en kan je concentreren op wat belangrijk is voor jou.

              Tip 9 – Maak Outlook echt van jou

              Stuit je wel eens op een e-mail in een taal die je niet kent? Of mis je net die ene specifieke functie in Outlook? Met de mogelijkheid om extra apps toe te voegen, kan je Outlook helemaal naar jou wens maken. Volg deze stappen: ga naar het tabblad ‘Start’, kies ‘Invoegtoepassingen downloaden’, en vind de gewenste app – denk aan ‘Microsoft Translator for Outlook’. Eenmaal toegevoegd, verschijnt er een handige knop die je e-mails direct vertaalt. Zo mis je nooit meer cruciale details door taalbarrières en maak je je e-mailervaring nog makkelijker en persoonlijker.

              Boost je inboxbeheer met Outlook

              Navigeren door een volle inbox kan makkelijker worden dankzij deze 9 tips. Deze week hebben we je begeleid door een aantal handige functies: gesprekken negeren, berichten markeren, supersnel zoeken, en het wegwerken van overbodige mails. Resultaat? Een strakke, overzichtelijke inbox.

              In de volgende blog duiken we dieper in de personalisatie van Outlook-weergaves. Je ontdekt hoe je jouw inbox perfect kan laat aansluiten bij jouw werkstijl.

              Ben je klaar om je digitale werkomgeving te upgraden met Microsoft 365? Start een chat of benader Klout rechtstreeks. Als experts in het Microsoft 365-platform staan wij klaar om jouw Microsoft 365 optimaal voor jou te laten presteren.

              Vond je dit interessant? Deel dit artikel: