✅ Vrijblijvend contact over AI-oplossingen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van een AI-oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🤖 Ontdek wat Kloudo voor jou kan betekenen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het gebruik van een AI-chatbot! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Belplannen

Gestructureerde gespreksstroom: Creëer een naadloze gespreksroute binnen je organisatie, waarbij elke oproep automatisch wordt geleid naar de meest geschikte persoon of afdeling, dankzij slim opgezette belplannen.
Prioriteit waar het nodig is: Met belplannen kun je prioriteiten instellen voor bepaalde gesprekken, zodat belangrijke oproepen altijd de aandacht krijgen die ze verdienen en sneller worden behandeld.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Pas je belplan aan de behoeften van je bedrijf, met de mogelijkheid om verschillende routes en voorwaarden in te stellen voor verschillende soorten oproepen, voor een op maat gemaakte communicatie-ervaring.
Optimale klanttevredenheid: Zorg voor een hogere klanttevredenheid door middel van een goed doordacht belplan dat de wachttijden minimaliseert en klanten snel verbindt met de juiste persoon, voor een vlotte en professionele service.

Naamherkenning

Personaliseer elk gesprek: Dankzij naamherkenning kun je elk gesprek starten op een persoonlijke en warme toon, omdat je al weet wie er aan de andere kant van de lijn is.
Professionele klantinteractie: Maak indruk met je professionaliteit door klanten bij hun naam te noemen, hetgeen een lange weg gaat in het opbouwen van vertrouwen en een positieve relatie.
Efficiënte gespreksvoorbereiding: Naamherkenning stelt je in staat om je snel voor te bereiden op een gesprek, door je meteen te voorzien van de relevante context en informatie over de beller.
Optimale klantenservice: Verbeter de kwaliteit van je klantenservice door gesprekken te personaliseren en een dieper niveau van begrip en connectie met je klanten te creëren.

Wachtrij

Altijd beantwoord, nooit gemist: Zelfs tijdens piekmomenten zorgt de wachtrij ervoor dat elke beller een professionele begroeting en wachtmuziek hoort, terwijl ze wachten op een beschikbare medewerker.
Flexibiliteit in wachttijd: Bepaal zelf hoe lang een beller maximaal in de wacht staat en kies voor een vlotte doorschakeling naar de volgende stap in je belplan wanneer nodig, zodat je klantenservice altijd op punt staat.
Inzicht met statistieken: Maak gebruik van geavanceerde wachtrijstatistieken om te begrijpen wanneer je het drukst bent en hoe je je service nog beter kunt maken door inzicht in gemiddelde wachttijden.
Optimaliseer jouw klantenservice: Gebruik de waardevolle data uit de wachtrijstatistieken om je belroutes en wachtrij-instellingen te finetunen, zodat je klanten altijd de beste ervaring krijgen.

Filters

Filters kun je instellen om bepaalde oproepen te blokkeren of door te schakelen, zo hou je de controle over de inkomende communicatie.

Makkelijk sorteren van gesprekken: Zet regels op zodat je makkelijk onderscheid kunt maken tussen verschillende soorten gesprekken - bijvoorbeeld tussen een collega of een klant - en laat ze meteen naar de juiste persoon gaan!
Altijd bereikbaar voor belangrijke klanten: Zorg ervoor dat je belangrijke klanten ook buiten werktijd iemand kunnen bereiken, door hun oproepen gelijk door te schakelen naar een hulpvaardige medewerker.
Zeg vaarwel tegen ongewenste oproepen: Houd ongewenste of anonieme bellers buiten de deur door hun oproepen gelijk naar de voicemail te sturen. Zo hou je je lijn vrij voor belangrijke gesprekken!
Slim doorverbinden op basis van regio of mobiel: Stel de app zo in dat gesprekken uit bepaalde regio's of van mobiele nummers gelijk naar de juiste plek gaan. Zo vindt iedereen snel wat hij zoekt, zonder gedoe!

Voicemail naar e-mail

Ontvang een email melding wanneer je een gesprek hebt gemist.

Mis nooit meer een belangrijk gesprek: Zelfs als je te druk bent of je zaak gesloten is, zorgt de voicemailbox ervoor dat je altijd bereikbaar blijft. Laat bellers een bericht achterlaten, zodat je op een later moment terug kunt bellen.
Directe notificaties in je mailbox: Krijg een handige e-mailmelding met een mp3-bestand zodra je een gesprek hebt gemist. Zo kun je gemakkelijk en op je eigen tijd de voicemailberichten beluisteren, rechtstreeks vanuit je e-mail.
Persoonlijke voicemail instellen: Elke gebruiker kan een persoonlijke voicemailbox instellen, waardoor het nog eenvoudiger wordt om contact te onderhouden en gemiste gesprekken effectief te beheren.
Flexibele voicemail opties: Creëer meerdere voicemailboxen en stuur berichten naar één of meerdere e-mailadressen, zodat je altijd op de hoogte blijft van gemiste oproepen en snel kunt reageren wanneer dat nodig is.

Koppeling met Microsoft Exchange

Doormiddel van de Microsoft Teams oplossing werken Microsoft Outlook en Teams naadloos samen.

Naadloze samenwerking: Verbind je Microsoft Outlook en Teams moeiteloos, zodat je alle belangrijke informatie op één plek hebt en de samenwerking binnen je team soepeler verloopt.
Efficiënter werken: Door Microsoft Exchange te koppelen, kun je jouw werkprocessen stroomlijnen en tijd besparen, waardoor je productiever kunt zijn op je werk.
Centrale communicatiehub: Maak van je Microsoft Teams een centrale hub waar e-mails, chats en documenten samenkomen, voor een gestroomlijnde communicatie en gemakkelijke toegang tot alle benodigde informatie.
Optimaliseer je werkruimte: Met de koppeling tussen Microsoft Exchange en Teams creëer je een geïntegreerde werkruimte die je helpt om georganiseerd te blijven en je focus te houden op wat echt belangrijk is.

Telefonisch vergaderen

Met de Microsoft Teams oplossing is het eenvoudig om Teams gebruikers en overige gebruikers toe te voegen aan de meeting.

Moeiteloos vergaderingen Beleggen: Met een paar klikken nodig je zowel Teams-gebruikers als anderen uit voor vergaderingen, waardoor het opzetten van een meeting een fluitje van een cent is.
Voor Iedereen toegankelijk: Iedereen is welkom! Of je nu een Teams-gebruiker bent of niet, je kunt gemakkelijk deelnemen aan vergaderingen en samenwerken met je team of klanten.
Samenwerken zonder grenzen: Breid je teamuitwisselingen uit door moeiteloos externe gebruikers toe te voegen aan je Teams-meetings, voor een meer inclusieve en samenwerkende ervaring.

Online beheeromgeving

Geef de beheerder van jouw bedrijf toegang tot de beheeromgeving, wil je het beheer liever volledig door Klout laten doen? Geen probleem, we staan voor je klaar.

Wachtmuziek

Geeft bellers de mogelijkheid om tijdens het wachten een zelfgekozen muziekje te laten horen.

Statistieken

Vraag rapportages op van binnenkomende of uitgaande gesprekken. Krijg inzicht in gespreksduur, verhouding inkomende en uitgaande gesprekken, etc.

Systeemkoppelingen en integraties

Koppel je moderne telefonieoplossing met bijvoorbeeld het softwarepakket van je bedrijf zodat je vanuit dit software pakket kunt bellen of het klantdossier voor je hebt bij een binnenkomend gesprek.

Openingstijden

Definieer openingstijden, wanneer er buiten deze tijden om gebeld wordt krijgt de beller een boodschap te horen.

Belgroepen

Creëer belgroepen zodat de telefoon bijvoorbeeld bij meerdere collega’s overgaat, ideaal voor een ondersteuningsafdeling.

Gespreksopname

Het opnemen van gesprekken om deze later te kunnen terugluisteren, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden.

Zekerheid bij elk gesprek: Neem met gemak belangrijke gesprekken op voor latere referentie. Zo kun je altijd terugvallen op gedane uitspraken en afspraken, en houd je de lijnen helder en betrouwbaar.
Een krachtige tool voor training en klanttevredenheid: Gebruik opgenomen gesprekken als een effectief hulpmiddel voor teamtraining en als een manier om de tevredenheid van je klanten te verifiëren, zodat je continu kunt werken aan verbetering en groei.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Voldoe moeiteloos aan wettelijke verplichtingen, zoals AVG, door belangrijke gesprekken op te nemen en op te slaan voor de vereiste periode.
Gemak en efficiëntie met bulk download: Bespaar tijd met de bulk download optie, waarmee je alle opgenomen gesprekken van een dag, week of maand in één keer kunt downloaden, zodat je altijd georganiseerd en up-to-date bent met je administratie.

Keuzemenu’s

Een menu structuur aanmaken om je klanten beter van dienst te kunnen zijn.

Professionele eerste indruk: Geef bellers meteen een professionele ontvangst door ze te verwelkomen met een keuzemenu, zodat ze weten dat ze bij een goed georganiseerd bedrijf terecht zijn gekomen.
Snellere service met gerichte keuzes: Begeleid bellers direct naar de juiste afdeling of medewerker, waardoor de gesprekstijd verkort wordt en de klantervaring verbetert. Minder doorverbindtijd betekent een snellere service.
Flexibele keuzemenu-opties: Creëer een keuzemenu dat bij jouw bedrijfsstructuur past, met de optie om verschillende submenu's en meerdere meldteksten toe te voegen voor een gestroomlijnde en informatieve bellerervaring.
Beheer op maat: Houd de controle over je telefoonsysteem door zelf te bepalen wanneer bellers naar het keuzemenu worden geleid, zodat je zeker weet dat ze altijd de hulp krijgen die ze nodig hebben, op de manier die het beste werkt voor jouw bedrijf.

Bel vast en mobiel

Je kan gesprekken voeren via zowel vaste telefoonlijnen als mobiele netwerken, waardoor een naadloze communicatie-ervaring ontstaat, ongeacht waar je bent.

Altijd en overal bereikbaar: Blijf altijd in contact, of je nu via een vaste lijn of mobiel wilt bellen. Zo ben je altijd gemakkelijk bereikbaar voor zowel je collega's als je klanten, waar je ook bent.

Naadloze integratie: Koppel je mobiele telefoon aan de bedrijfstelefoonoplossing, zodat je van alle gemakken voorzien bent voor een soepele communicatie, alles onder één dak.

Besparen op kosten: Voorkom extra doorschakelkosten van de telefooncentrale naar je mobiele telefoon. Houd alles bij één provider en geniet van de financiële voordelen en het gemak van één factuur.

Flexibel en anoniem bellen: Geniet van de vrijheid om te kiezen hoe je belt: met een zakelijk nummer, je mobiele nummer of zelfs anoniem, en dat allemaal vanaf elke mobiele telefoon. Zo heb je altijd controle over je communicatie, waar en wanneer dan ook.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van de migratie en implementatie oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van moderne werkplekken bij Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

In onze vorige blog hebben we het gehad over slim e-mailbeheer in Outlook: het gebruiken van de functie Prioriteit in de Inbox, het leesvenster, handige zoekfuncties en overige tips om berichten op te ruimen. In het tweede deel gaan we een stapje verder. In deze blog geven we je 6 tips hoe je met verschillende weergaves in Outlook jouw Inbox nog overzichtelijker maakt.

Tip 1 – E-mails sorteren

Het overzicht te verliezen in een volle inbox komt sneller voor dan je denkt. Je kunt dit eenvoudig oplossen door filters toe te passen. Ga in Outlook naar “Beeld” en dan “Rangschikken op”.

Hier kun je e-mails sorteren op criteria zoals datum, afzender, grootte, of de aanwezigheid van bijlagen. Kortom: als je snel berichten van dezelfde persoon wilt zien, sorteer dan op afzender. Wil je alleen de ongelezen e-mails zien of e-mails waarin je genoemd wordt? Ook dat is via de “Rangschikken op” optie mogelijk. Met deze instellingen maak je jouw Inbox snel en eenvoudig weer overzichtelijk.

Tip 2 – Zoeken en een weergave filteren

Heb je wel eens dat je een e-mail zoekt en maar blijft scrollen door je Inbox? Met de functies “Zoeken en filteren” kun je dit voorkomen.

Stap 1 – Begin simpel

Klik bovenaan het Outlook venster in de zoekbalk. Vervolgens krijg je de opties om e-mails te sorteren op bijvoorbeeld lees status, bijlagen, datum.

Stap 2 – Pas je filter toe

Wil je alleen e-mails zien met bijlagen? Klik dan op “Met bijlagen” en je krijgt alle mails met bijlagen te zien. Je kunt er bijvoorbeeld voor kiezen om te filteren op berichten die aan jou of direct aan een bepaalde persoon gestuurd zijn, gemarkeerde berichten of berichten met het kenmerk “belangrijk”.

Stap 3 – Filter sluiten

Filter verwijderen: Als je het filter wilt verwijderen, klik je op “Zoekactie sluiten”

Tip 3 – Jouw Inbox, precies zoals je dat wilt

Heb je de wens je e-mails te rangschikken op een manier die aansluit bij jouw manier van werken? Binnen de menuoptie “Beeld” in Outlook kun je beter grip krijgen op de weergave van je Inbox.

Start met aanpassen: Begin met het wijzigen van de huidige weergave. Denk bijvoorbeeld aan het uitschakelen of aanpassen van het leesvenster of het toevoegen van kolommen, bijvoorbeeld voor het weergeven van de grootte of gevoeligheid van e-mail.

Bewaar je unieke weergave: Klik op ‘Weergave wijzigen’, en vervolgens op ‘Huidige weergave opslaan als een nieuwe weergave…’. Kies een herkenbare naam.

Stel het bereik in: Beslis of je deze weergave alleen in de huidige map wilt hebben, voor iedereen zichtbaar wilt maken (in een gedeelde mailbox), of enkel voor jezelf (in al je e-mailmappen).

Schakel tussen weergaven: Via de optie “Weergave wijzigen” kunt eenvoudig wisselen tussen jouw nieuwe aangepaste weergave en standaardweergaven.

Wijzigingen aanbrengen: Wil je later nog iets aanpassen? Ga via “Weergave wijzigen” naar ‘Weergaven beheren’, hier kun je de weergave bewerken, kopiëren, hernoemen of verwijderen.

Met deze stappen kun je Outlook aanpassen naar jouw wensen, zodat je efficiënter kunt werken en je e-mails beter kunt beheren.

Tip 4 – Wijzigen geavanceerde weergave-instellingen

Met de geavanceerde weergave-instellingen van Outlook kun je jouw Inbox omzetten in een georganiseerd en overzichtelijk geheel. Maar hoe begin je?

Kies je weergave: Outlook biedt zowel ingebouwde als persoonlijke weergaven. Tip: Wijzig je een standaardweergave? Je kunt deze altijd terugzetten naar de originele staat.

Richt je kolommen in: Kies welke gegevens je in het zicht wilt hebben. Rangschik ze opnieuw of verwijder overbodige kolommen.

Groeperen: Bundel je e-mails op basis van afzender, onderwerp, of datum. Je kunt ook automatische groeperingen beheren.

Verscherp je focus met filters: Door middel van filters kun je mails van je leidinggevende of berichten met specifieke tags filteren, zo vind je e-mails sneller terug.

Persoonlijke look: Kies lettertypen en stijlen die prettig leesbaar zijn, dit kan je helpen om sneller door je mails te gaan.

Leesvenster: Beslis waar je het leesvenster wilt hebben, links – rechts, onder of misschien wil je het leesvenster liever uitschakelen.

Zet belangrijke e-mails in de spotlight: Gebruik voorwaardelijke opmaak om e-mails die je aandacht vereisen, zoals achterstallige taken, eruit te laten springen.

Perfectie in details: Pas de breedte, uitlijning en labels van kolommen aan voor een optimale leeservaring.

Tip 5 – Voorwaardelijke opmaak gebruiken om belangrijke berichten te markeren

Stel, je wilt een specifieke regel maken voor berichten die alleen naar jou zijn verzonden. Je kunt dit doen door via de menuoptie “Beeld” naar “Weergave instellingen” te gaan en op “Voorwaardelijke opmaak” te klikken. Je kunt zo een regel aanmaken die bijvoorbeeld verlopen email berichten in een bepaalde kleur presenteert.

Let wel op, als je wijzigingen aanbrengt zoals het vetgedrukt maken van het lettertype, kan dit invloed hebben op hoe je andere berichten herkent, zoals ongelezen berichten. Het is belangrijk goed na te denken voordat je voorwaardelijke opmaakregels toepast, zodat je weergave effectief blijft in het tonen van de informatie die belangrijk voor jou is.

Tip 6 – Efficiënt inzicht specifieke berichten met filterweergave

Heb je wel eens moeite het doorzoeken van jouw Inbox om e-mails van bijvoorbeeld een specifieke klant of leverancier te vinden? Met filterweergaven in je Outlook wordt dit een fluitje van een cent. Zo kun je bijvoorbeeld alle e-mails van een bepaalde leverancier direct in een aparte weergave filteren.

Start vanuit een gewenste basisweergave, bijvoorbeeld de “Compact View”.

Sla deze weergave op met een relevante naam, zoals “Mail van leverancier”.

Stel in dat deze weergave geldt voor alle mail- en postmappen.

Klik op “Weergave instellingen” en kies voor naar Filter, selecteer het tabblad “Geavanceerd” en selecteer uit veelgebruikte velden het veld “Van”. Stel de instelling zo in dat het veld “Van” specifieke tekst bevat, zoals “@microsoft.com”. Zo ben je verzekerd van gerichte resultaten.

Voeg dit criterium toe en activeer de nieuwe weergave.

Dezelfde methode werkt ook voor andere belangrijke contacten, of dit nu LinkedIn, Apple of een andere partij is. In enkele klikken heb je overzichtelijke toegang tot berichten van elke gewenste partner, klant of leverancier. Implementeer deze slimme aanpak en ervaar een georganiseerde inbox terwijl je tegelijkertijd tijd spaart.

Boost je inboxbeheer met Outlook

In deze blog hebben we 6 tips gedeeld om je weergave in Outlook te personaliseren en te optimaliseren. Door deze aanpassingen kun je jouw e-mailbeheer verbeteren, wat leidt tot een hogere efficiëntie en overzichtelijkheid in je mailbox. Deze kleine veranderingen kunnen een grote impact hebben op je dagelijkse werkzaamheden. Maar er is nog veel meer te ontdekken als het gaat om e-mailbeheer. In onze volgende blog duiken we dieper de mappen- en categorieën functies in Outlook en zullen we je hierbij opnieuw tips geven. Houdt LinkedIn of de website in de gaten zodat je deze handige tips niet hoeft te missen!

Ben je klaar om je digitale werkomgeving te upgraden met Microsoft 365? Wij van Klout staan voor je klaar! Stuur een berichtje, of benader ons via de website. Als experts in het Microsoft 365-platform staan wij klaar om jouw IT-landschap te optimaliseren!