Goed bestandsbeheer? Ontdek de kracht van metatags en automatisering
Je kent het vast wel: je bent op zoek naar een bestand van een collega, maar je kunt het nergens vinden. Goed bestandsbeheer is voor iedere organisatie van essentieel belang. Het verkeerd beheren en delen van documenten kan voor veel stress en vertraging zorgen. Om fouten te voorkomen is het belangrijk om bestanden goed te organiseren en duidelijke afspraken te maken over het opslaan en delen hiervan. In deze blog delen we slimme tips om chaos te voorkomen en efficiënter met bestanden om te gaan.
Tip 1. Metadata toepassen
Waarschijnlijk vraag je je af: “Wat is Metadata?.” Dit is informatie over een bestand, zoals de naam, het type, de auteur, de datum van creatie en de inhoud. Deze informatie staat opgeslagen in de eigenschappen van een bestand. Door metadata op een consistente manier toe te passen, wordt het eenvoudiger om bestanden te vinden en te begrijpen waar het bestand over gaat.
Je kunt metadata toepassen door een standaard set van labels te maken voor bepaalde categorieën, waardoor het makkelijker wordt om bestanden te vinden en te sorteren op basis van hun eigenschappen.
Binnen een financiële organisatie kun je bijvoorbeeld metatags creëren voor verschillende soorten contracten, zoals “verkoopcontracten”, “huurcontracten” en “partnerschapsovereenkomsten”. Deze labels kunnen consistent worden gebruikt door alle medewerkers van de organisatie bij het opslaan van de betreffende contracten. Op deze manier kunnen gebruikers snel de juiste documenten vinden door te zoeken op het juiste label of door te filteren op de eigenschappen van het document, zoals de aard van het contract.
✔️ Klout helpt jouw bedrijf graag met het bieden van inzicht in welke tags en metadata het meest relevant zijn voor jouw specifieke werkgebied. Door te kijken naar de meest gebruikte tags en metadata, kun je beter begrijpen welke informatie het belangrijkst is om toe te voegen aan jouw bestanden.
Tip 2. Automatiseren
Waarom nog kostbare tijd verspillen aan repetitieve taken wanneer automatisering binnen handbereik is? Veel mensen denken dat automatiseren duur is, maar het goede nieuws is dat jouw organisatie waarschijnlijk al beschikt over de nodige tools, zoals bijvoorbeeld Microsoft Power Automate. Door gebruik te maken van automatiseringstools zoals Power Automate, kun je je bestandsbeheer stroomlijnen en tijd besparen op repetitieve taken.
Hieronder een aantal voorbeelden:
- Het verplaatsen van bestanden naar specifieke mappen (op basis van metadata).
- Het creëren van taken voor medewerkers wanneer een bestand is geplaatst.
- Het automatisch versturen van meldingen wanneer een bestand is bijgewerkt.
- Het hernoemen van bestanden (op basis van metadata).
- Het maken van automatische back-ups.
Door het gebruik van automatisering bespaar je tijd en zorg je ervoor dat je bestanden altijd op de juiste plek staan.
✔️ Klout staat voor je klaar om je te helpen bij het kiezen van de beste vormen van automatisering voor jouw werkgebied. Zullen we samen bouwen aan een efficiëntere en georganiseerde workflow?
Meer tips?
Wil je meer weten over hoe je bestanden op een effectieve manier kunt beheren en delen? Download nu onze gratis gids “Van chaos in bestanden naar zorgeloos delen”! Ontdek hier ook praktische tips en richtlijnen om het indelen en delen van bestanden soepeler te laten verlopen, binnen of buiten je organisatie!