✅ Vrijblijvend contact over AI-oplossingen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van een AI-oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🤖 Ontdek wat Kloudo voor jou kan betekenen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het gebruik van een AI-chatbot! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Belplannen

Gestructureerde gespreksstroom: Creëer een naadloze gespreksroute binnen je organisatie, waarbij elke oproep automatisch wordt geleid naar de meest geschikte persoon of afdeling, dankzij slim opgezette belplannen.
Prioriteit waar het nodig is: Met belplannen kun je prioriteiten instellen voor bepaalde gesprekken, zodat belangrijke oproepen altijd de aandacht krijgen die ze verdienen en sneller worden behandeld.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Pas je belplan aan de behoeften van je bedrijf, met de mogelijkheid om verschillende routes en voorwaarden in te stellen voor verschillende soorten oproepen, voor een op maat gemaakte communicatie-ervaring.
Optimale klanttevredenheid: Zorg voor een hogere klanttevredenheid door middel van een goed doordacht belplan dat de wachttijden minimaliseert en klanten snel verbindt met de juiste persoon, voor een vlotte en professionele service.

Naamherkenning

Personaliseer elk gesprek: Dankzij naamherkenning kun je elk gesprek starten op een persoonlijke en warme toon, omdat je al weet wie er aan de andere kant van de lijn is.
Professionele klantinteractie: Maak indruk met je professionaliteit door klanten bij hun naam te noemen, hetgeen een lange weg gaat in het opbouwen van vertrouwen en een positieve relatie.
Efficiënte gespreksvoorbereiding: Naamherkenning stelt je in staat om je snel voor te bereiden op een gesprek, door je meteen te voorzien van de relevante context en informatie over de beller.
Optimale klantenservice: Verbeter de kwaliteit van je klantenservice door gesprekken te personaliseren en een dieper niveau van begrip en connectie met je klanten te creëren.

Wachtrij

Altijd beantwoord, nooit gemist: Zelfs tijdens piekmomenten zorgt de wachtrij ervoor dat elke beller een professionele begroeting en wachtmuziek hoort, terwijl ze wachten op een beschikbare medewerker.
Flexibiliteit in wachttijd: Bepaal zelf hoe lang een beller maximaal in de wacht staat en kies voor een vlotte doorschakeling naar de volgende stap in je belplan wanneer nodig, zodat je klantenservice altijd op punt staat.
Inzicht met statistieken: Maak gebruik van geavanceerde wachtrijstatistieken om te begrijpen wanneer je het drukst bent en hoe je je service nog beter kunt maken door inzicht in gemiddelde wachttijden.
Optimaliseer jouw klantenservice: Gebruik de waardevolle data uit de wachtrijstatistieken om je belroutes en wachtrij-instellingen te finetunen, zodat je klanten altijd de beste ervaring krijgen.

Filters

Filters kun je instellen om bepaalde oproepen te blokkeren of door te schakelen, zo hou je de controle over de inkomende communicatie.

Makkelijk sorteren van gesprekken: Zet regels op zodat je makkelijk onderscheid kunt maken tussen verschillende soorten gesprekken - bijvoorbeeld tussen een collega of een klant - en laat ze meteen naar de juiste persoon gaan!
Altijd bereikbaar voor belangrijke klanten: Zorg ervoor dat je belangrijke klanten ook buiten werktijd iemand kunnen bereiken, door hun oproepen gelijk door te schakelen naar een hulpvaardige medewerker.
Zeg vaarwel tegen ongewenste oproepen: Houd ongewenste of anonieme bellers buiten de deur door hun oproepen gelijk naar de voicemail te sturen. Zo hou je je lijn vrij voor belangrijke gesprekken!
Slim doorverbinden op basis van regio of mobiel: Stel de app zo in dat gesprekken uit bepaalde regio's of van mobiele nummers gelijk naar de juiste plek gaan. Zo vindt iedereen snel wat hij zoekt, zonder gedoe!

Voicemail naar e-mail

Ontvang een email melding wanneer je een gesprek hebt gemist.

Mis nooit meer een belangrijk gesprek: Zelfs als je te druk bent of je zaak gesloten is, zorgt de voicemailbox ervoor dat je altijd bereikbaar blijft. Laat bellers een bericht achterlaten, zodat je op een later moment terug kunt bellen.
Directe notificaties in je mailbox: Krijg een handige e-mailmelding met een mp3-bestand zodra je een gesprek hebt gemist. Zo kun je gemakkelijk en op je eigen tijd de voicemailberichten beluisteren, rechtstreeks vanuit je e-mail.
Persoonlijke voicemail instellen: Elke gebruiker kan een persoonlijke voicemailbox instellen, waardoor het nog eenvoudiger wordt om contact te onderhouden en gemiste gesprekken effectief te beheren.
Flexibele voicemail opties: Creëer meerdere voicemailboxen en stuur berichten naar één of meerdere e-mailadressen, zodat je altijd op de hoogte blijft van gemiste oproepen en snel kunt reageren wanneer dat nodig is.

Koppeling met Microsoft Exchange

Doormiddel van de Microsoft Teams oplossing werken Microsoft Outlook en Teams naadloos samen.

Naadloze samenwerking: Verbind je Microsoft Outlook en Teams moeiteloos, zodat je alle belangrijke informatie op één plek hebt en de samenwerking binnen je team soepeler verloopt.
Efficiënter werken: Door Microsoft Exchange te koppelen, kun je jouw werkprocessen stroomlijnen en tijd besparen, waardoor je productiever kunt zijn op je werk.
Centrale communicatiehub: Maak van je Microsoft Teams een centrale hub waar e-mails, chats en documenten samenkomen, voor een gestroomlijnde communicatie en gemakkelijke toegang tot alle benodigde informatie.
Optimaliseer je werkruimte: Met de koppeling tussen Microsoft Exchange en Teams creëer je een geïntegreerde werkruimte die je helpt om georganiseerd te blijven en je focus te houden op wat echt belangrijk is.

Telefonisch vergaderen

Met de Microsoft Teams oplossing is het eenvoudig om Teams gebruikers en overige gebruikers toe te voegen aan de meeting.

Moeiteloos vergaderingen Beleggen: Met een paar klikken nodig je zowel Teams-gebruikers als anderen uit voor vergaderingen, waardoor het opzetten van een meeting een fluitje van een cent is.
Voor Iedereen toegankelijk: Iedereen is welkom! Of je nu een Teams-gebruiker bent of niet, je kunt gemakkelijk deelnemen aan vergaderingen en samenwerken met je team of klanten.
Samenwerken zonder grenzen: Breid je teamuitwisselingen uit door moeiteloos externe gebruikers toe te voegen aan je Teams-meetings, voor een meer inclusieve en samenwerkende ervaring.

Online beheeromgeving

Geef de beheerder van jouw bedrijf toegang tot de beheeromgeving, wil je het beheer liever volledig door Klout laten doen? Geen probleem, we staan voor je klaar.

Wachtmuziek

Geeft bellers de mogelijkheid om tijdens het wachten een zelfgekozen muziekje te laten horen.

Statistieken

Vraag rapportages op van binnenkomende of uitgaande gesprekken. Krijg inzicht in gespreksduur, verhouding inkomende en uitgaande gesprekken, etc.

Systeemkoppelingen en integraties

Koppel je moderne telefonieoplossing met bijvoorbeeld het softwarepakket van je bedrijf zodat je vanuit dit software pakket kunt bellen of het klantdossier voor je hebt bij een binnenkomend gesprek.

Openingstijden

Definieer openingstijden, wanneer er buiten deze tijden om gebeld wordt krijgt de beller een boodschap te horen.

Belgroepen

Creëer belgroepen zodat de telefoon bijvoorbeeld bij meerdere collega’s overgaat, ideaal voor een ondersteuningsafdeling.

Gespreksopname

Het opnemen van gesprekken om deze later te kunnen terugluisteren, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden.

Zekerheid bij elk gesprek: Neem met gemak belangrijke gesprekken op voor latere referentie. Zo kun je altijd terugvallen op gedane uitspraken en afspraken, en houd je de lijnen helder en betrouwbaar.
Een krachtige tool voor training en klanttevredenheid: Gebruik opgenomen gesprekken als een effectief hulpmiddel voor teamtraining en als een manier om de tevredenheid van je klanten te verifiëren, zodat je continu kunt werken aan verbetering en groei.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Voldoe moeiteloos aan wettelijke verplichtingen, zoals AVG, door belangrijke gesprekken op te nemen en op te slaan voor de vereiste periode.
Gemak en efficiëntie met bulk download: Bespaar tijd met de bulk download optie, waarmee je alle opgenomen gesprekken van een dag, week of maand in één keer kunt downloaden, zodat je altijd georganiseerd en up-to-date bent met je administratie.

Keuzemenu’s

Een menu structuur aanmaken om je klanten beter van dienst te kunnen zijn.

Professionele eerste indruk: Geef bellers meteen een professionele ontvangst door ze te verwelkomen met een keuzemenu, zodat ze weten dat ze bij een goed georganiseerd bedrijf terecht zijn gekomen.
Snellere service met gerichte keuzes: Begeleid bellers direct naar de juiste afdeling of medewerker, waardoor de gesprekstijd verkort wordt en de klantervaring verbetert. Minder doorverbindtijd betekent een snellere service.
Flexibele keuzemenu-opties: Creëer een keuzemenu dat bij jouw bedrijfsstructuur past, met de optie om verschillende submenu's en meerdere meldteksten toe te voegen voor een gestroomlijnde en informatieve bellerervaring.
Beheer op maat: Houd de controle over je telefoonsysteem door zelf te bepalen wanneer bellers naar het keuzemenu worden geleid, zodat je zeker weet dat ze altijd de hulp krijgen die ze nodig hebben, op de manier die het beste werkt voor jouw bedrijf.

Bel vast en mobiel

Je kan gesprekken voeren via zowel vaste telefoonlijnen als mobiele netwerken, waardoor een naadloze communicatie-ervaring ontstaat, ongeacht waar je bent.

Altijd en overal bereikbaar: Blijf altijd in contact, of je nu via een vaste lijn of mobiel wilt bellen. Zo ben je altijd gemakkelijk bereikbaar voor zowel je collega's als je klanten, waar je ook bent.

Naadloze integratie: Koppel je mobiele telefoon aan de bedrijfstelefoonoplossing, zodat je van alle gemakken voorzien bent voor een soepele communicatie, alles onder één dak.

Besparen op kosten: Voorkom extra doorschakelkosten van de telefooncentrale naar je mobiele telefoon. Houd alles bij één provider en geniet van de financiële voordelen en het gemak van één factuur.

Flexibel en anoniem bellen: Geniet van de vrijheid om te kiezen hoe je belt: met een zakelijk nummer, je mobiele nummer of zelfs anoniem, en dat allemaal vanaf elke mobiele telefoon. Zo heb je altijd controle over je communicatie, waar en wanneer dan ook.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van de migratie en implementatie oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van moderne werkplekken bij Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

Heb jij dagelijks te maken met eindeloze lijsten vol taken, projecten en deadlines? Ontdek hoe je jouw efficiëntie kunt verbeteren en je taken effectief kunt beheren. In deze blog leggen we uit hoe je met een combinatie krachtige tools van Microsoft 365 meer uit jouw werkdag haalt en meer overzicht krijgt in je taken via Microsoft To Do, Planner en Outlook.

Voordat we ingaan op het gebruik van deze krachtige combinatie, nemen we je eerst mee in een uitleg waarvoor deze tools dienen.

Microsoft To Do

Microsoft To Do is een eenvoudige takenlijst die je helpt om al je taken op één plek te beheren. Of je nu op je smartphone, tablet of computer werkt, To Do is overal te gebruiken. Het helpt je om eenvoudig taken aan te maken, prioriteiten te stellen en deadlines in te stellen. Je kunt je taken overzichtelijk categoriseren in verschillende lijsten, zodat je een duidelijk overzicht hebt van diverse taken. Met handige functies zoals herinneringen en notities kan To Do ervoor zorgen dat je niks vergeet en dat je aan het eind van de dag al je taken hebt afgevinkt. Het grote voordeel van Microsoft To Do is dat je op één plek je taken kan beheren, waardoor je een duidelijk overzicht hebt en efficiënt kunt werken.

Microsoft Planner

Microsoft Planner is de tool voor projectmanagement. Het kan jou en je team helpen bij het organiseren, bijhouden en beheren van taken binnen projecten. Met Planner kun je samenwerken, taken toewijzen en deadlines instellen. Planner biedt je een overzichtelijk projectbord waarop je taken kunt organiseren in verschillende categorieën. Je kunt eenvoudig taken toewijzen, opmerkingen toevoegen, kleuren toevoegen en bestanden delen. Planner heeft het voordeel dat teams gemakkelijk kunnen samenwerken en de voortgang van projecten kunnen bijhouden. De taken die aan jou persoonlijk worden toegewezen zijn terug te zien in jouw persoonlijke Microsoft To Do omgeving onder het kopje “Toegewezen aan mij”. Dit zorgt ervoor dat je al je persoonlijke taken op één plek inzichtelijk hebt en kan beheren. Het grote verschil tussen de twee tools is dat Microsoft Planner is gemaakt voor teams en projecten en To Do is gemaakt voor individuele productiviteit en taakbeheer.

De krachtige combinatie in outlook

Nu we weten wat de tools voor je kunnen betekenen is het tijd voor de volgende stap. Onlangs heeft Microsoft beide tools geïntegreerd in Outlook. Als je Outlook opent, zie je het Microsoft To Do logo links staan in de sidebar. Je kunt nu buitenom je e-mails, vergaderingen en afspraken, je taken eenvoudig in Outlook beheren. De taken vanuit Planner kun je alleen bewerken als je bent toegewezen tot een taak. Je kunt geen taken toevoegen vanuit Outlook in Planner.

Het voordeel hiervan?

Het grote voordeel is is dat alles centraal, inzichtelijk en overzichtelijk in één vertrouwde omgeving staat. Vanuit de To Do omgeving in Outlook heb je de mogelijkheid om je dagelijkse taken te zien, te bewerken en af te vinken. Bovendien kun je belangrijke taken identificeren, bekijken en bewerken. Dit wordt duidelijk geïllustreerd in de afbeelding hiernaast.

Verder kan je al je persoonlijke of toegewezen taken vanuit hier bewerken. Denk aan het wijzigen van de taaknaam, een stap toe te voegen of de taak toe te voegen aan je “Mijn dag taken”. Ook kun je een einddatum en notitie toevoegen aan de taak of de taak openen in Teams.

Tot slot heb je ook nog de mogelijkheid om de e-mails, waar je een vlaggetje aan hebt gekoppeld, te bekijken. Je kunt er een einddatum voor een actie aan koppelen, een bestand of notitie toevoegen. Daarnaast heb je nog een mogelijkheid om de gemarkeerde e-mail te openen in Outlook.

Let hierbij wel op dat je vanuit Outlook geen taak kunt toevoegen in Planner. Je kunt alleen je taken bewerken die je vanuit Planner toegewezen hebt gekregen.

5 stappen om hier je voordeel uit te halen

Nu je bekend bent met de krachtige combinatie van Microsoft To Do, Planner en de integratie in Outlook, is het tijd om deze tools optimaal te benutten en je productiviteit te verhogen. Hier zijn 5 stappen om ze effectief in je dagelijkse routine mee te nemen en slim gebruik te maken van de tools:

Maak een overzichtelijke takenlijst: Gebruik Microsoft To Do om al je taken op één plek te beheren. Maak taken aan, stel prioriteiten, voeg deadlines toe en categoriseer ze in verschillende lijsten voor een duidelijk overzicht.
Plan en beheer projecten: Gebruik Microsoft Planner om projecten en taken te organiseren. Wijs taken toe aan teamleden, stel deadlines in en gebruik het overzichtelijke projectbord om de voortgang bij te houden.
Maak gebruik van de krachtige combinatie van To Do en Planner in Outlook: Het voordeel hiervan is dat je voor de integratie je niks hoeft te doen. Het is alleen wel belangrijk om jezelf aan te leren om vanuit deze centrale omgeving te werken. Bekijk je taken naast je e-mails, vergaderingen en afspraken, en bewerk ze direct vanuit Outlook. Houd alles centraal en overzichtelijk in één vertrouwde omgeving.
Werk efficiënt en georganiseerd: Gebruik de functies van To Do en Planner om je taken efficiënt af te handelen. Stel herinneringen in, voeg notities toe en deel bestanden binnen de context van je projecten. Werk samen met je team in Planner en blijf op de hoogte van de voortgang.
Blijf consistent en volg het systeem: Om het meeste uit deze tools te halen, is het belangrijk om consistent te blijven en je taken en projecten regelmatig bij te werken. Zorg ervoor dat je je takenlijst up-to-date houdt, deadlines respecteert en door middel van Planner actief communiceert met je team via Planner. Werk je projecten bij in Planner en maak gebruik van de integratie van To Do in Outlook om je eigen taken in te zien en bij te werken. Pak je gemarkeerde mails op vanuit To Do en vink ze daarna af.

Waar wacht je nog op?

Verleg je grenzen en haal het maximale uit elke werkdag met de kracht van Microsoft 365 en de daarbij behorende mogelijkheden tot Microsoft To Do, Planner en Outlook. Laat een chat hieronder achter of neem vandaag nog contact op met Klout en ontdek hoe wij jou kunnen helpen om je digitale werkomgeving te optimaliseren en efficiënter te werken.