✅ Vrijblijvend contact over AI-oplossingen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van een AI-oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

    🤖 Ontdek wat Kloudo voor jou kan betekenen

    Leuk dat je geïnteresseerd bent in het gebruik van een AI-chatbot! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

      Belplannen

      1. Gestructureerde gespreksstroom: Creëer een naadloze gespreksroute binnen je organisatie, waarbij elke oproep automatisch wordt geleid naar de meest geschikte persoon of afdeling, dankzij slim opgezette belplannen.
      2. Prioriteit waar het nodig is: Met belplannen kun je prioriteiten instellen voor bepaalde gesprekken, zodat belangrijke oproepen altijd de aandacht krijgen die ze verdienen en sneller worden behandeld.
      3. Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Pas je belplan aan de behoeften van je bedrijf, met de mogelijkheid om verschillende routes en voorwaarden in te stellen voor verschillende soorten oproepen, voor een op maat gemaakte communicatie-ervaring.
      4. Optimale klanttevredenheid: Zorg voor een hogere klanttevredenheid door middel van een goed doordacht belplan dat de wachttijden minimaliseert en klanten snel verbindt met de juiste persoon, voor een vlotte en professionele service.

      Naamherkenning

      1. Personaliseer elk gesprek: Dankzij naamherkenning kun je elk gesprek starten op een persoonlijke en warme toon, omdat je al weet wie er aan de andere kant van de lijn is.
      2. Professionele klantinteractie: Maak indruk met je professionaliteit door klanten bij hun naam te noemen, hetgeen een lange weg gaat in het opbouwen van vertrouwen en een positieve relatie.
      3. Efficiënte gespreksvoorbereiding: Naamherkenning stelt je in staat om je snel voor te bereiden op een gesprek, door je meteen te voorzien van de relevante context en informatie over de beller.
      4. Optimale klantenservice: Verbeter de kwaliteit van je klantenservice door gesprekken te personaliseren en een dieper niveau van begrip en connectie met je klanten te creëren.

      Wachtrij

      1. Altijd beantwoord, nooit gemist: Zelfs tijdens piekmomenten zorgt de wachtrij ervoor dat elke beller een professionele begroeting en wachtmuziek hoort, terwijl ze wachten op een beschikbare medewerker.
      2. Flexibiliteit in wachttijd: Bepaal zelf hoe lang een beller maximaal in de wacht staat en kies voor een vlotte doorschakeling naar de volgende stap in je belplan wanneer nodig, zodat je klantenservice altijd op punt staat.
      3. Inzicht met statistieken: Maak gebruik van geavanceerde wachtrijstatistieken om te begrijpen wanneer je het drukst bent en hoe je je service nog beter kunt maken door inzicht in gemiddelde wachttijden.
      4. Optimaliseer jouw klantenservice: Gebruik de waardevolle data uit de wachtrijstatistieken om je belroutes en wachtrij-instellingen te finetunen, zodat je klanten altijd de beste ervaring krijgen.

      Filters

      Filters kun je instellen om bepaalde oproepen te blokkeren of door te schakelen, zo hou je de controle over de inkomende communicatie.

      1. Makkelijk sorteren van gesprekken: Zet regels op zodat je makkelijk onderscheid kunt maken tussen verschillende soorten gesprekken - bijvoorbeeld tussen een collega of een klant - en laat ze meteen naar de juiste persoon gaan!
      2. Altijd bereikbaar voor belangrijke klanten: Zorg ervoor dat je belangrijke klanten ook buiten werktijd iemand kunnen bereiken, door hun oproepen gelijk door te schakelen naar een hulpvaardige medewerker.
      3. Zeg vaarwel tegen ongewenste oproepen: Houd ongewenste of anonieme bellers buiten de deur door hun oproepen gelijk naar de voicemail te sturen. Zo hou je je lijn vrij voor belangrijke gesprekken!
      4. Slim doorverbinden op basis van regio of mobiel: Stel de app zo in dat gesprekken uit bepaalde regio's of van mobiele nummers gelijk naar de juiste plek gaan. Zo vindt iedereen snel wat hij zoekt, zonder gedoe!

      Voicemail naar e-mail

      Ontvang een email melding wanneer je een gesprek hebt gemist. 

      1. Mis nooit meer een belangrijk gesprek: Zelfs als je te druk bent of je zaak gesloten is, zorgt de voicemailbox ervoor dat je altijd bereikbaar blijft. Laat bellers een bericht achterlaten, zodat je op een later moment terug kunt bellen.
      2. Directe notificaties in je mailbox: Krijg een handige e-mailmelding met een mp3-bestand zodra je een gesprek hebt gemist. Zo kun je gemakkelijk en op je eigen tijd de voicemailberichten beluisteren, rechtstreeks vanuit je e-mail.
      3. Persoonlijke voicemail instellen: Elke gebruiker kan een persoonlijke voicemailbox instellen, waardoor het nog eenvoudiger wordt om contact te onderhouden en gemiste gesprekken effectief te beheren.
      4. Flexibele voicemail opties: Creëer meerdere voicemailboxen en stuur berichten naar één of meerdere e-mailadressen, zodat je altijd op de hoogte blijft van gemiste oproepen en snel kunt reageren wanneer dat nodig is.

      Koppeling met Microsoft Exchange

      Doormiddel van de Microsoft Teams oplossing werken Microsoft Outlook en Teams naadloos samen.  

      1. Naadloze samenwerking: Verbind je Microsoft Outlook en Teams moeiteloos, zodat je alle belangrijke informatie op één plek hebt en de samenwerking binnen je team soepeler verloopt.
      2. Efficiënter werken: Door Microsoft Exchange te koppelen, kun je jouw werkprocessen stroomlijnen en tijd besparen, waardoor je productiever kunt zijn op je werk.
      3. Centrale communicatiehub: Maak van je Microsoft Teams een centrale hub waar e-mails, chats en documenten samenkomen, voor een gestroomlijnde communicatie en gemakkelijke toegang tot alle benodigde informatie.
      4. Optimaliseer je werkruimte: Met de koppeling tussen Microsoft Exchange en Teams creëer je een geïntegreerde werkruimte die je helpt om georganiseerd te blijven en je focus te houden op wat echt belangrijk is.

      Telefonisch vergaderen

      Met de Microsoft Teams oplossing is het eenvoudig om Teams gebruikers en overige gebruikers toe te voegen aan de meeting. 

      1. Moeiteloos vergaderingen Beleggen: Met een paar klikken nodig je zowel Teams-gebruikers als anderen uit voor vergaderingen, waardoor het opzetten van een meeting een fluitje van een cent is.
      2. Voor Iedereen toegankelijk: Iedereen is welkom! Of je nu een Teams-gebruiker bent of niet, je kunt gemakkelijk deelnemen aan vergaderingen en samenwerken met je team of klanten.
      3. Samenwerken zonder grenzen: Breid je teamuitwisselingen uit door moeiteloos externe gebruikers toe te voegen aan je Teams-meetings, voor een meer inclusieve en samenwerkende ervaring.

      Online beheeromgeving

      Geef de beheerder van jouw bedrijf toegang tot de beheeromgeving, wil je het beheer liever volledig door Klout laten doen? Geen probleem, we staan voor je klaar. 

      Wachtmuziek

      Geeft bellers de mogelijkheid om tijdens het wachten een zelfgekozen muziekje te laten horen. 

      Statistieken

      Vraag rapportages op van binnenkomende of uitgaande gesprekken. Krijg inzicht in gespreksduur, verhouding inkomende en uitgaande gesprekken, etc. 

      Systeemkoppelingen en integraties

      Koppel je moderne telefonieoplossing met bijvoorbeeld het softwarepakket van je bedrijf zodat je vanuit dit software pakket kunt bellen of het klantdossier voor je hebt bij een binnenkomend gesprek.

      Openingstijden

      Definieer openingstijden, wanneer er buiten deze tijden om gebeld wordt krijgt de beller een boodschap te horen. 

      Belgroepen

      Creëer belgroepen zodat de telefoon bijvoorbeeld bij meerdere collega’s overgaat, ideaal voor een ondersteuningsafdeling. 

      Gespreksopname

      Het opnemen van gesprekken om deze later te kunnen terugluisteren, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden. 

      1. Zekerheid bij elk gesprek: Neem met gemak belangrijke gesprekken op voor latere referentie. Zo kun je altijd terugvallen op gedane uitspraken en afspraken, en houd je de lijnen helder en betrouwbaar.
      2. Een krachtige tool voor training en klanttevredenheid: Gebruik opgenomen gesprekken als een effectief hulpmiddel voor teamtraining en als een manier om de tevredenheid van je klanten te verifiëren, zodat je continu kunt werken aan verbetering en groei.
      3. Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Voldoe moeiteloos aan wettelijke verplichtingen, zoals AVG, door belangrijke gesprekken op te nemen en op te slaan voor de vereiste periode.
      4. Gemak en efficiëntie met bulk download: Bespaar tijd met de bulk download optie, waarmee je alle opgenomen gesprekken van een dag, week of maand in één keer kunt downloaden, zodat je altijd georganiseerd en up-to-date bent met je administratie.

      Keuzemenu’s

      Een menu structuur aanmaken om je klanten beter van dienst te kunnen zijn.

      1. Professionele eerste indruk: Geef bellers meteen een professionele ontvangst door ze te verwelkomen met een keuzemenu, zodat ze weten dat ze bij een goed georganiseerd bedrijf terecht zijn gekomen.
      2. Snellere service met gerichte keuzes: Begeleid bellers direct naar de juiste afdeling of medewerker, waardoor de gesprekstijd verkort wordt en de klantervaring verbetert. Minder doorverbindtijd betekent een snellere service.
      3. Flexibele keuzemenu-opties: Creëer een keuzemenu dat bij jouw bedrijfsstructuur past, met de optie om verschillende submenu's en meerdere meldteksten toe te voegen voor een gestroomlijnde en informatieve bellerervaring.
      4. Beheer op maat: Houd de controle over je telefoonsysteem door zelf te bepalen wanneer bellers naar het keuzemenu worden geleid, zodat je zeker weet dat ze altijd de hulp krijgen die ze nodig hebben, op de manier die het beste werkt voor jouw bedrijf.

      Bel vast en mobiel

      Je kan gesprekken voeren via zowel vaste telefoonlijnen als mobiele netwerken, waardoor een naadloze communicatie-ervaring ontstaat, ongeacht waar je bent.

      Altijd en overal bereikbaar: Blijf altijd in contact, of je nu via een vaste lijn of mobiel wilt bellen. Zo ben je altijd gemakkelijk bereikbaar voor zowel je collega's als je klanten, waar je ook bent.

      Naadloze integratie: Koppel je mobiele telefoon aan de bedrijfstelefoonoplossing, zodat je van alle gemakken voorzien bent voor een soepele communicatie, alles onder één dak.

      Besparen op kosten: Voorkom extra doorschakelkosten van de telefooncentrale naar je mobiele telefoon. Houd alles bij één provider en geniet van de financiële voordelen en het gemak van één factuur.

      Flexibel en anoniem bellen: Geniet van de vrijheid om te kiezen hoe je belt: met een zakelijk nummer, je mobiele nummer of zelfs anoniem, en dat allemaal vanaf elke mobiele telefoon. Zo heb je altijd controle over je communicatie, waar en wanneer dan ook.

      ✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

      Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van de migratie en implementatie oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

        🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

        Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

          ✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

          Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van moderne werkplekken bij Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

            🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

            Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

              Acties automatiseren met regels en snelle stappen

              Herken je dat gevoel? Elke ochtend open je jouw mailbox en voel je de lichte stress van het zien van alle onbeantwoorde e-mails. In onze vorige blog deelden we hoe categoriseren in Outlook een gamechanger kan zijn. Maar dat was nog niet alles. In het vijfde en laatste deel van deze blogserie gaan we kijken naar regels en snelle stappen binnen Outlook. We laten je zien hoe je met enkele tips jouw inbox beter kunt beheren. Ontdek snel meer.

              Tip 1 – E-mail markeren

              Je kent het wel: die overvolle inbox met e-mails die je ‘later’ wilt behandelen, maar die onbedoeld onbeantwoord blijven. In onze eerdere blog verhoog je productiviteit met Microsoft 365 hebben we het al gehad over de handige vlag-icoontjes van Outlook. Maar, hierbij toch nog even een opfrisser: klik op het vlag-icoontje om e-mails te markeren. Wil je een herinnering voor vrijdag? Rechtsklik en kies ‘deze week’. Voilà, alle gemarkeerde e-mails staan netjes in een takenlijst. Je kunt ze aanpassen naar jouw wensen. Maar, let wel op: te veel e-mails markeren kan chaos veroorzaken. Dus, markeer doordacht!

              Tip 2 – Een ingebouwde snelle stap gebruiken

              Steeds weer diezelfde handelingen in Outlook, je zou denken dat het makkelijker kan. En ja, dat kan! Met snelle stappen in het tabblad ‘Start’ krijg je dat precies voor elkaar. Dit zijn ingebouwde acties voor veelvoorkomende taken. Wil je bijvoorbeeld een e-mail direct doorsturen naar je manager? Met één klik geregeld. Eerst even personaliseren naar jouw voorkeur en je bespaart jezelf heel wat tijd. Maar hoe doe je dit? Dit staat hieronder in een aantal stappen beschreven:

              1. Ga naar het tabblad ‘Start’: In de bovenste balk vind je verschillende tabbladen. Klik op ‘Start’.
              2. Zoek ‘snelle stappen’: Je zult in het midden van de balk een gedeelte vinden dat is gelabeld als ‘Snelle stappen’. Hier staan al een aantal voorgedefinieerde acties.
              3. Kies een snelle stap: Als voorbeeld nemen we ‘naar manager’. Deze snelle stap is bedoeld om snel een e-mail door te sturen naar je manager.
              4. Eerste gebruik personaliseren: De eerste keer dat je een snelle stap kiest, vraagt Outlook je vaak om wat extra informatie. In het geval van ‘naar manager’ zou je het e-mailadres van je manager moeten opgeven. Vul de gevraagde gegevens in.
              5. Voer de snelle stap uit: Nadat je de nodige informatie hebt opgegeven, is je snelle stap klaar voor gebruik. Selecteer de gewenste e-mail(s) en klik op de snelle stap. In ons voorbeeld wordt de geselecteerde e-mail doorgestuurd naar je manager.
              6. Snelle stappen aanpassen: Als je de instellingen van een snelle stap later wilt wijzigen, klik dan met de rechtermuisknop op de snelle stap en kies ‘bewerken’. Hier kun je de instellingen naar wens aanpassen.

              Tip 3 – Een aangepaste snelle stap maken

              In Microsoft Outlook heb je niet alleen toegang tot de ingebouwde snelle stappen, maar je kunt ook je eigen snelle stappen instellen om je workflow te personaliseren. Als voorbeeld, stel dat je regelmatig e-mails wilt markeren als gelezen en ze verplaatsen naar een map genaamd “personeelsenquête.” Je kunt dit proces automatiseren door naar de vervolgkeuzelijst van Snelle stappen te gaan en “Nieuwe snelle stap” te kiezen. Vervolgens kies je “verplaatsen naar map” en geef je het een naam zoals “verplaats naar personeelsonderzoek.” Selecteer de juiste map, markeer het item als gelezen en klik op “voltooien.” Voortaan kun je deze actie met één klik uitvoeren. Als je graag met sneltoetsen werkt, kun je zelfs een toetsencombinatie toewijzen aan deze snelle stap, zoals Control + Shift + 1. Door je snelle stappen te personaliseren en te organiseren, kun je je e-mailbeheer efficiënter en handiger maken.

              Tip 4 – Een regel maken op basis van een bericht

              In Outlook heb je de mogelijkheid om ‘regels’ te gebruiken. Dit verschilt van snelle stappen doordat je met snelle stappen zelf acties uitvoert, terwijl regels automatisch voor je werken. Laten we een voorbeeld nemen: Je krijgt veel mails binnen over het thema ‘zonne-energie’. Om je inbox overzichtelijk te houden, wil je deze e-mails in een aparte map hebben. Dit doe je zo:

              1. Map aanmaken: Creëer eerst een nieuwe map in Outlook genaamd ‘zonne-energie vragen’.
              2. Regel instellen: Ga naar ‘regels’ en stel in dat e-mails met het woord ‘zonne-energie’ in het onderwerp direct naar de ‘Zonne-Energie Vragen’ map verplaatst worden.

              Vanaf nu worden alle e-mails met betrekking tot zonne-energie automatisch naar de juiste map verplaatst, zonder dat je hier omkijken naar hebt. Het helpt je jouw mailbox gemakkelijk te beheren, zeker als je veel e-mails over een bepaald thema krijgt. Deze instelling blijft actief totdat je beslist om hem aan te passen of uit te schakelen.

              Tip 5 – Een compleet nieuwe regel maken

              Overstroomd door e-mails over een specifiek onderwerp? Daar is een oplossing voor in Outlook: “regels”. Hiermee kun je jouw e-mails automatisch laten sorteren, zodat je mailbox overzichtelijk blijft. In tegenstelling tot Snelle stappen, die je handmatig moet activeren, werken Regels helemaal vanzelf. Denk eens aan een situatie waarin je veel e-mails krijgt over een bepaald onderwerp en je wilt dat die direct in een apart mapje belanden. Hier komt het handige van regels om de hoek kijken. Eerst maak je een map, bijvoorbeeld “zonne-energie.” Daarna stel je een regel in: elke keer als er een e-mail binnenkomt met als onderwerp “zonne-energie,” wordt die automatisch naar dat mapje verplaatst. Dit gebeurt helemaal vanzelf, zelfs als Outlook niet open is. Een handige truc om je inbox netjes te houden, vooral als je veel e-mails over één specifiek onderwerp ontvangt. En die regel blijft actief totdat jij beslist dat het genoeg is en hem uitschakelt of verwijdert. Zo blijft alles georganiseerd zonder gedoe.

              Tip 6 – E-mailregels bewerken en beheren

              Een rommelige inbox kan overweldigend zijn, vooral als belangrijke e-mails verloren gaan tussen de dagelijkse stroom. Met de ‘regels’ functie van Outlook kun je automatisch orde op zaken stellen.

              1. Ga simpelweg naar “regels” en kies “regels en waarschuwingen beheren”.
              2. In het venster dat opent, kun je regels instellen of aanpassen.
              3. Let wel: enkele regels werken enkel op de computer waar je ze instelt. Handig om te weten als je vaak van computer wisselt!
              4. Bepaal wat er met een e-mail moet gebeuren zodra die binnenkomt: naar een bepaalde map, markeren, of zelfs een geluid afspelen.
              5. Als je tevreden bent, klik op “OK” en zie hoe je inbox zichzelf organiseert.

              Het grote voordeel hiervan is dat je tijd bespaart en je minder snel kans hebt om belangrijke berichten te missen.

              Wil je nu al meer weten over de uitgebreide mogelijkheden van Microsoft 365? Neem dan gerust contact met ons op via chat of benader Klout direct. Als experts in het Microsoft 365-platform staan we voor je klaar om je te helpen bij het verbeteren van je digitale werkomgeving.

              Vond je dit interessant? Deel dit artikel: