Orde in je mailbox met auto-archivering en categorieën

Categorieën in Outlook bieden een snelle en visuele methode om berichten te organiseren. In tegenstelling tot mappen, waar een bericht maar in één map kan staan, kan een Outlook-bericht meerdere categorieën hebben. Elke categorie is een combinatie van een kleur en een label en je kunt ze toepassen op e-mails, agenda-items, contacten en overige Outlook items. 

Laten we een voorbeeld nemen; stel dat je verschillende mappen hebt voor financiën, zoals uitgaven, budgetten, enzovoort. Je kunt dan een overkoepelende categorie maken met de naam “Financiën en budgetten”, die je kunt toepassen op alle relevante berichten, ongeacht in welke map ze zich bevinden. 

Het maken van een nieuwe categorie is eenvoudig. Je gaat naar het tabblad ‘Start’, klikt op de optie ‘Labels’ en vervolgens op ‘alle categorieën’, waarna je een naam en kleur kunt kiezen voor je nieuwe categorie. Wil je een bericht in een bepaalde categorie plaatsen? Selecteer het bericht, klik op ‘Categoriseren’ en kies de gewenste categorie. Het bericht krijgt dan een kleur, zodat je in één oogopslag kunt zien tot welke categorie het behoort. 

Je eigen categorieën zijn persoonlijk en opgeslagen in je Outlook-profiel. Categorieën in een gedeelde mailbox zijn door iedereen te gebruiken. 

Door categorieën te gebruiken, kun je gemakkelijk berichten sorteren, filteren en organiseren, zonder dat je door mappen hoeft te bladeren. Het kan je helpen om visueel orde te scheppen en je efficiëntie te verhogen. Denk er wel aan om het simpel te houden; te veel categorieën kunnen juist verwarrend zijn. Begin klein en bouw het langzaam op naarmate je aan het gebruik van categorieën gewend raakt. 
 

Voelt het verplaatsen van e-mails soms aan als een puzzel? Gelukkig zijn er manieren om dit eenvoudiger te maken. Er zijn twee manieren om berichten te verplaatsen. De eerste is slepen: pak een e-mail en sleep deze naar de gewenste map. Met de Ctrl- of Shift-toets kun je meerdere berichten tegelijk selecteren. Rechtsklikken biedt nog meer opties, zoals kopiëren in plaats van verplaatsen.

De tweede methode is de “Verplaatsen” knop: kies de berichten en klik op “Verplaatsen” om ze naar de gekozen map te sturen. Goed ingedeelde mappen maken het zoeken eenvoudiger. Kopieer je vaak berichten? Overweeg dan je mappenstructuur te herzien en vergeet de filters en zoekfuncties niet voor snellere resultaten, zoals we in de vorige blog hebben omschreven.

Een foutje is zo gemaakt, maar met de ‘ongedaan maken-optie corrigeer je dit snel. Dit kun je doen door gebruik te maken van de control+z snelkoppeling of te klikken linksboven in je scherm op het onderstaande icoon.

Rechtsklik op de e-mail die je wilt instellen. 

• Kies “Bewaarbeleid”. 
• Bepaal hoelang de e-mail bewaard moet blijven. Dit kan variëren van een week tot een jaar, of zelfs nooit. 
• Om alle e-mails in één map hetzelfde label te geven, selecteer je eenvoudigweg de hele map en kies je het gewenste label. 

Een uitpuilende mailbox met oude e-mails die je al tijden niet hebt bekeken kan zorgen voor afleiding en een vervelend gevoel. Niet alleen oogt het chaotisch, het kan ook lastig zijn om dat ene belangrijke bericht terug te vinden tussen al die oudere e-mails. Het automatisch archiveren van e-mails kan hierbij een goede oplossing zijn. Maar hoe zet je auto archiveren aan in Outlook?  

• Ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd > Auto Archiveren-instellingen. 
• Kies hoe vaak je oude e-mails wilt archiveren. Dit kan elke week, maar ook elke maand. 
• Bepaal zelf wat er met die oude e-mails gebeurt. Wil je ze opslaan in een aparte map? Of wil je ze helemaal verwijderen? 
• Voor sommige mappen, zoals je agenda, kun je andere instellingen kiezen. 

Met deze stappen houd je je mailbox netjes zonder veel moeite! 

In deze en eerdere blogs hebben we je allerlei tips gegeven om je Outlook-mailbox te verbeteren. We hebben het gehad over het indelen van je e-mails en het instellen van houdbaarheidsdatums. We hopen dat je hiermee al flinke stappen hebt gezet in het beter beheren van je e-mails. 

Maar we zijn nog niet klaar! Volgende week leren we hoe je met regels en snelle stappen je Outlook nog slimmer kunt maken. Zo wordt het markeren van e-mails makkelijker en kun je met een paar klikken een bericht naar bijvoorbeeld je manager sturen. 

Bovendien gaan we aan de slag met het maken van eigen snelle stappen en automatische regels voor het sorteren van berichten. Zo blijft je Postvak IN netjes en overzichtelijk, zelfs als je veel berichten over één onderwerp ontvangt.