✅ Vrijblijvend contact over AI-oplossingen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van een AI-oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🤖 Ontdek wat Kloudo voor jou kan betekenen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het gebruik van een AI-chatbot! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Belplannen

Gestructureerde gespreksstroom: Creëer een naadloze gespreksroute binnen je organisatie, waarbij elke oproep automatisch wordt geleid naar de meest geschikte persoon of afdeling, dankzij slim opgezette belplannen.
Prioriteit waar het nodig is: Met belplannen kun je prioriteiten instellen voor bepaalde gesprekken, zodat belangrijke oproepen altijd de aandacht krijgen die ze verdienen en sneller worden behandeld.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Pas je belplan aan de behoeften van je bedrijf, met de mogelijkheid om verschillende routes en voorwaarden in te stellen voor verschillende soorten oproepen, voor een op maat gemaakte communicatie-ervaring.
Optimale klanttevredenheid: Zorg voor een hogere klanttevredenheid door middel van een goed doordacht belplan dat de wachttijden minimaliseert en klanten snel verbindt met de juiste persoon, voor een vlotte en professionele service.

Naamherkenning

Personaliseer elk gesprek: Dankzij naamherkenning kun je elk gesprek starten op een persoonlijke en warme toon, omdat je al weet wie er aan de andere kant van de lijn is.
Professionele klantinteractie: Maak indruk met je professionaliteit door klanten bij hun naam te noemen, hetgeen een lange weg gaat in het opbouwen van vertrouwen en een positieve relatie.
Efficiënte gespreksvoorbereiding: Naamherkenning stelt je in staat om je snel voor te bereiden op een gesprek, door je meteen te voorzien van de relevante context en informatie over de beller.
Optimale klantenservice: Verbeter de kwaliteit van je klantenservice door gesprekken te personaliseren en een dieper niveau van begrip en connectie met je klanten te creëren.

Wachtrij

Altijd beantwoord, nooit gemist: Zelfs tijdens piekmomenten zorgt de wachtrij ervoor dat elke beller een professionele begroeting en wachtmuziek hoort, terwijl ze wachten op een beschikbare medewerker.
Flexibiliteit in wachttijd: Bepaal zelf hoe lang een beller maximaal in de wacht staat en kies voor een vlotte doorschakeling naar de volgende stap in je belplan wanneer nodig, zodat je klantenservice altijd op punt staat.
Inzicht met statistieken: Maak gebruik van geavanceerde wachtrijstatistieken om te begrijpen wanneer je het drukst bent en hoe je je service nog beter kunt maken door inzicht in gemiddelde wachttijden.
Optimaliseer jouw klantenservice: Gebruik de waardevolle data uit de wachtrijstatistieken om je belroutes en wachtrij-instellingen te finetunen, zodat je klanten altijd de beste ervaring krijgen.

Filters

Filters kun je instellen om bepaalde oproepen te blokkeren of door te schakelen, zo hou je de controle over de inkomende communicatie.

Makkelijk sorteren van gesprekken: Zet regels op zodat je makkelijk onderscheid kunt maken tussen verschillende soorten gesprekken - bijvoorbeeld tussen een collega of een klant - en laat ze meteen naar de juiste persoon gaan!
Altijd bereikbaar voor belangrijke klanten: Zorg ervoor dat je belangrijke klanten ook buiten werktijd iemand kunnen bereiken, door hun oproepen gelijk door te schakelen naar een hulpvaardige medewerker.
Zeg vaarwel tegen ongewenste oproepen: Houd ongewenste of anonieme bellers buiten de deur door hun oproepen gelijk naar de voicemail te sturen. Zo hou je je lijn vrij voor belangrijke gesprekken!
Slim doorverbinden op basis van regio of mobiel: Stel de app zo in dat gesprekken uit bepaalde regio's of van mobiele nummers gelijk naar de juiste plek gaan. Zo vindt iedereen snel wat hij zoekt, zonder gedoe!

Voicemail naar e-mail

Ontvang een email melding wanneer je een gesprek hebt gemist.

Mis nooit meer een belangrijk gesprek: Zelfs als je te druk bent of je zaak gesloten is, zorgt de voicemailbox ervoor dat je altijd bereikbaar blijft. Laat bellers een bericht achterlaten, zodat je op een later moment terug kunt bellen.
Directe notificaties in je mailbox: Krijg een handige e-mailmelding met een mp3-bestand zodra je een gesprek hebt gemist. Zo kun je gemakkelijk en op je eigen tijd de voicemailberichten beluisteren, rechtstreeks vanuit je e-mail.
Persoonlijke voicemail instellen: Elke gebruiker kan een persoonlijke voicemailbox instellen, waardoor het nog eenvoudiger wordt om contact te onderhouden en gemiste gesprekken effectief te beheren.
Flexibele voicemail opties: Creëer meerdere voicemailboxen en stuur berichten naar één of meerdere e-mailadressen, zodat je altijd op de hoogte blijft van gemiste oproepen en snel kunt reageren wanneer dat nodig is.

Koppeling met Microsoft Exchange

Doormiddel van de Microsoft Teams oplossing werken Microsoft Outlook en Teams naadloos samen.

Naadloze samenwerking: Verbind je Microsoft Outlook en Teams moeiteloos, zodat je alle belangrijke informatie op één plek hebt en de samenwerking binnen je team soepeler verloopt.
Efficiënter werken: Door Microsoft Exchange te koppelen, kun je jouw werkprocessen stroomlijnen en tijd besparen, waardoor je productiever kunt zijn op je werk.
Centrale communicatiehub: Maak van je Microsoft Teams een centrale hub waar e-mails, chats en documenten samenkomen, voor een gestroomlijnde communicatie en gemakkelijke toegang tot alle benodigde informatie.
Optimaliseer je werkruimte: Met de koppeling tussen Microsoft Exchange en Teams creëer je een geïntegreerde werkruimte die je helpt om georganiseerd te blijven en je focus te houden op wat echt belangrijk is.

Telefonisch vergaderen

Met de Microsoft Teams oplossing is het eenvoudig om Teams gebruikers en overige gebruikers toe te voegen aan de meeting.

Moeiteloos vergaderingen Beleggen: Met een paar klikken nodig je zowel Teams-gebruikers als anderen uit voor vergaderingen, waardoor het opzetten van een meeting een fluitje van een cent is.
Voor Iedereen toegankelijk: Iedereen is welkom! Of je nu een Teams-gebruiker bent of niet, je kunt gemakkelijk deelnemen aan vergaderingen en samenwerken met je team of klanten.
Samenwerken zonder grenzen: Breid je teamuitwisselingen uit door moeiteloos externe gebruikers toe te voegen aan je Teams-meetings, voor een meer inclusieve en samenwerkende ervaring.

Online beheeromgeving

Geef de beheerder van jouw bedrijf toegang tot de beheeromgeving, wil je het beheer liever volledig door Klout laten doen? Geen probleem, we staan voor je klaar.

Wachtmuziek

Geeft bellers de mogelijkheid om tijdens het wachten een zelfgekozen muziekje te laten horen.

Statistieken

Vraag rapportages op van binnenkomende of uitgaande gesprekken. Krijg inzicht in gespreksduur, verhouding inkomende en uitgaande gesprekken, etc.

Systeemkoppelingen en integraties

Koppel je moderne telefonieoplossing met bijvoorbeeld het softwarepakket van je bedrijf zodat je vanuit dit software pakket kunt bellen of het klantdossier voor je hebt bij een binnenkomend gesprek.

Openingstijden

Definieer openingstijden, wanneer er buiten deze tijden om gebeld wordt krijgt de beller een boodschap te horen.

Belgroepen

Creëer belgroepen zodat de telefoon bijvoorbeeld bij meerdere collega’s overgaat, ideaal voor een ondersteuningsafdeling.

Gespreksopname

Het opnemen van gesprekken om deze later te kunnen terugluisteren, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden.

Zekerheid bij elk gesprek: Neem met gemak belangrijke gesprekken op voor latere referentie. Zo kun je altijd terugvallen op gedane uitspraken en afspraken, en houd je de lijnen helder en betrouwbaar.
Een krachtige tool voor training en klanttevredenheid: Gebruik opgenomen gesprekken als een effectief hulpmiddel voor teamtraining en als een manier om de tevredenheid van je klanten te verifiëren, zodat je continu kunt werken aan verbetering en groei.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Voldoe moeiteloos aan wettelijke verplichtingen, zoals AVG, door belangrijke gesprekken op te nemen en op te slaan voor de vereiste periode.
Gemak en efficiëntie met bulk download: Bespaar tijd met de bulk download optie, waarmee je alle opgenomen gesprekken van een dag, week of maand in één keer kunt downloaden, zodat je altijd georganiseerd en up-to-date bent met je administratie.

Keuzemenu’s

Een menu structuur aanmaken om je klanten beter van dienst te kunnen zijn.

Professionele eerste indruk: Geef bellers meteen een professionele ontvangst door ze te verwelkomen met een keuzemenu, zodat ze weten dat ze bij een goed georganiseerd bedrijf terecht zijn gekomen.
Snellere service met gerichte keuzes: Begeleid bellers direct naar de juiste afdeling of medewerker, waardoor de gesprekstijd verkort wordt en de klantervaring verbetert. Minder doorverbindtijd betekent een snellere service.
Flexibele keuzemenu-opties: Creëer een keuzemenu dat bij jouw bedrijfsstructuur past, met de optie om verschillende submenu's en meerdere meldteksten toe te voegen voor een gestroomlijnde en informatieve bellerervaring.
Beheer op maat: Houd de controle over je telefoonsysteem door zelf te bepalen wanneer bellers naar het keuzemenu worden geleid, zodat je zeker weet dat ze altijd de hulp krijgen die ze nodig hebben, op de manier die het beste werkt voor jouw bedrijf.

Bel vast en mobiel

Je kan gesprekken voeren via zowel vaste telefoonlijnen als mobiele netwerken, waardoor een naadloze communicatie-ervaring ontstaat, ongeacht waar je bent.

Altijd en overal bereikbaar: Blijf altijd in contact, of je nu via een vaste lijn of mobiel wilt bellen. Zo ben je altijd gemakkelijk bereikbaar voor zowel je collega's als je klanten, waar je ook bent.

Naadloze integratie: Koppel je mobiele telefoon aan de bedrijfstelefoonoplossing, zodat je van alle gemakken voorzien bent voor een soepele communicatie, alles onder één dak.

Besparen op kosten: Voorkom extra doorschakelkosten van de telefooncentrale naar je mobiele telefoon. Houd alles bij één provider en geniet van de financiële voordelen en het gemak van één factuur.

Flexibel en anoniem bellen: Geniet van de vrijheid om te kiezen hoe je belt: met een zakelijk nummer, je mobiele nummer of zelfs anoniem, en dat allemaal vanaf elke mobiele telefoon. Zo heb je altijd controle over je communicatie, waar en wanneer dan ook.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van de migratie en implementatie oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van moderne werkplekken bij Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

Het klinkt als muziek in de oren: Het flexibel indelen van werkuren waarbij je de vrijheid hebt om je werktijden aan te passen aan je persoonlijke voorkeuren. Je hebt de ruimte om later te beginnen als je een avondmens bent, of misschien kies je ervoor om ’s avonds nog even je laptop open te slaan om een taak af te ronden. Of, zoals velen van ons wel eens doen, in het weekend nog even een mailtje versturen. Dit klinkt ideaal, maar is dat ook wel echt zo? Flexibel werken brengt namelijk ook uitdagingen met zich mee.

In deze blog bekijken we hoe je hier het beste mee om kunt gaan, zodat je jezelf goed voelt tijdens je werk. In onze vorige blogs hebben we al gekeken naar thuiswerken en hoe je goed kunt communiceren als iedereen flexibel werkt. Mocht je ze gemist hebben, je kunt ze hier teruglezen: Thuiswerken: efficiënt of beperkend? & Flexwerken & Communiceren tussen stilte en afstand. Met die kennis op zak, duiken we nu dieper in hoe je je tijd goed indeelt, ook als je werktijden elke week anders zijn. We gaan snel verder…

De uitdagingen

Het flexibel indelen van je werkuren brengt een aantal uitdagingen met zich mee. We nemen je hierin mee. Uiteraard vertellen we je hieronder ook hoe je deze uitdagingen kunt aanpakken.

Te lange werkdagen

Soms kunnen de werkdagen ongemerkt langer worden, en dat is niet altijd goed voor je gezondheid. Onderzoek heeft laten zien dat te lange werkdagen kunnen leiden tot meer stress of zelfs gezondheidsproblemen. Het is dus belangrijk om je werktijd in de gaten te houden, zeker als je flexibele uren hebt.

Afstemmen met je team

Ook technische problemen, zoals slecht internet, kunnen in de weg zitten als je niet in een professionele omgeving aan het werk bent. Een slechte verbinding kan ervoor zorgen dat je vergaderingen niet goed kunt volgen of belangrijke info laat krijgt. Een simpele taak kan lastig worden als de techniek niet meewerkt.

Je eigen baas zijn

Met flexibele uren ben je meer je eigen baas. Dat is fijn, maar vraagt ook om zelfdiscipline. Het kan verleidelijk zijn om dingen uit te stellen en dat kan het lastig maken om je tijd goed in te delen. Het flexibel indelen van je uren brengt namelijk ook verantwoordelijkheden met zich mee. Hier kan de een beter mee omgaan dan de ander.

Hoe productief ben je nu echt?

Met flexibele uren kan het soms lastig zijn om te zien hoe productief je eigenlijk bent. Vooral als je gewend bent aan een vaste 9-tot-5 baan. Gelukkig zijn er verschillende tools en strategieën die je kunnen helpen om je productiviteit zichtbaar en meetbaar te houden.

Nu we de uitdagingen kennen, is het tijd om naar oplossingen te kijken. Want ja, flexibele werkuren kunnen soms lastig zijn, maar met de juiste aanpak kun je hier heel goed mee omgaan. In het volgende deel van deze blog delen we een paar handige strategieën die je kunnen helpen om je tijd beter in te delen en goed je werk te kunnen doen, ook al zijn je werktijden elke week anders.

Strategieën voor effectief tijdbeheer

Om je tijd goed te beheren met flexibele werktijden, is het belangrijk dat jij en je collega’s goed kunnen samenwerken. We benoemen een aantal handige tips en tools om je tijd beter te beheren en zo beter te kunnen werken.

Communiceer duidelijk met elkaar

Goede communicatie is de sleutel tot succes, vooral als je op verschillende tijden werkt. Programma’s zoals Microsoft Teams of SharePoint zijn hier perfect voor. Met Microsoft Teams kun je bijvoorbeeld een snelle vergadering plannen, ook al zit je collega aan de andere kant van het land. Je kunt ook makkelijk berichtjes sturen, documenten delen en samen aan projecten werken. Stel, je hebt een belangrijke deadline en je wilt even snel overleggen met je team, dan kun je met een paar klikken een online vergadering starten. Zo blijft iedereen op de hoogte, zonder dat je elkaar fysiek hoeft te zien.

Gebruik handige tools

Digitale tools kunnen je leven een stuk makkelijker maken. Neem Microsoft Planner of Project. Met deze tools kun je al je taken en deadlines op één plek bewaren. Stel, je werkt aan een groot project met veel kleine taken. Met Microsoft Planner kun je elke taak een deadline en een verantwoordelijke geven. Zo weet iedereen wat hij of zij moet doen en wanneer het af moet zijn. En het mooie is, je kunt het allemaal zien in een handig overzicht. Zo hoef je nooit meer te stressen of je iets vergeten bent.

Wees verantwoordelijk

In een flexibele werkomgeving is het belangrijk dat je je verantwoordelijk voelt voor je werk. Stel, je loopt vast met een taak. Dan is het fijn als je een collega of manager hebt die je even kan helpen. Misschien kunnen zij je wat tips geven of uitleggen hoe je iets moet doen. Een cultuur waarin iedereen elkaar helpt en zijn verantwoordelijkheid neemt, maakt het werken in een flexibele omgeving een stuk prettiger.

Na het doornemen van deze slimme strategieën, is het mooi om te zien hoe deze samenkomen in de moderne werkplek van Klout. Hierin wordt flexibel werken makkelijker dankzij onze efficiënte Cloud oplossingen. Met het Microsoft 365 platform, waaronder Microsoft Teams en Planner, heb je al een sterke basis. Daarnaast zijn nog veel meer tools binnen het Microsoft 365 platform die je kunnen helpen. Bijvoorbeeld OneDrive voor het veilig opslaan en delen van je bestanden, Outlook om je mail en agenda te beheren, of Power BI voor het analyseren van je data.

En dat niet alleen want met de moderne werkplek kun je ook je uitrusten met praktische hardware. Denk aan een dockingstation om je laptop in een handomdraai aan te sluiten of VoIP-technologie waarmee je eenvoudig via internet belt.

Je hebt dus veel keuze om je werkplek zo in te richten dat het perfect bij je past. Zo wordt werken op je eigen manier en tijd, samen met de structuur van je bedrijf, een stuk simpeler, en dat werkt positief voor jou en je organisatie.

Met Klout naar de moderne werkplek

Klaar om nu de stap te zetten naar vloeiende communicatie met de moderne werkplek? Ontdek de IT-oplossingen die Klout biedt, waaronder een breed scala aan oplossingen en producten die specifiek zijn ontworpen dit te ondersteunen. Met communicatieoplossingen als Microsoft Teams en Outlook, Microsoft Planner voor projectbeheer, SharePoint voor samenwerking en het opstellen van een Intranet voor je bedrijf, en de Microsoft 365 Defender oplossingen voor het tegengaan van bedreigingen en filtering, is het eenvoudiger dan ooit om een werkomgeving te creëren die samenwerking eenvoudig maakt en een hoge beveiligingsstandaard hanteert.

Bovendien maken integraties met het Azure-platform het mogelijk om applicaties samen te laten werken, waardoor je organisatie kostbare tijd en moeite bespaart op repeterende taken zoals bijvoorbeeld het aanmelden maar ook op acties binnen applicaties.

Ontdek de mogelijkheden van de moderne werkplek met Klout en zet vandaag nog de stap naar een flexibele en veilige werkomgeving. Neem nu contact op met Klout en transformeer de manier waarop je werkt.