✅ Vrijblijvend contact over AI-oplossingen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van een AI-oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🤖 Ontdek wat Kloudo voor jou kan betekenen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het gebruik van een AI-chatbot! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Belplannen

Gestructureerde gespreksstroom: Creëer een naadloze gespreksroute binnen je organisatie, waarbij elke oproep automatisch wordt geleid naar de meest geschikte persoon of afdeling, dankzij slim opgezette belplannen.
Prioriteit waar het nodig is: Met belplannen kun je prioriteiten instellen voor bepaalde gesprekken, zodat belangrijke oproepen altijd de aandacht krijgen die ze verdienen en sneller worden behandeld.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Pas je belplan aan de behoeften van je bedrijf, met de mogelijkheid om verschillende routes en voorwaarden in te stellen voor verschillende soorten oproepen, voor een op maat gemaakte communicatie-ervaring.
Optimale klanttevredenheid: Zorg voor een hogere klanttevredenheid door middel van een goed doordacht belplan dat de wachttijden minimaliseert en klanten snel verbindt met de juiste persoon, voor een vlotte en professionele service.

Naamherkenning

Personaliseer elk gesprek: Dankzij naamherkenning kun je elk gesprek starten op een persoonlijke en warme toon, omdat je al weet wie er aan de andere kant van de lijn is.
Professionele klantinteractie: Maak indruk met je professionaliteit door klanten bij hun naam te noemen, hetgeen een lange weg gaat in het opbouwen van vertrouwen en een positieve relatie.
Efficiënte gespreksvoorbereiding: Naamherkenning stelt je in staat om je snel voor te bereiden op een gesprek, door je meteen te voorzien van de relevante context en informatie over de beller.
Optimale klantenservice: Verbeter de kwaliteit van je klantenservice door gesprekken te personaliseren en een dieper niveau van begrip en connectie met je klanten te creëren.

Wachtrij

Altijd beantwoord, nooit gemist: Zelfs tijdens piekmomenten zorgt de wachtrij ervoor dat elke beller een professionele begroeting en wachtmuziek hoort, terwijl ze wachten op een beschikbare medewerker.
Flexibiliteit in wachttijd: Bepaal zelf hoe lang een beller maximaal in de wacht staat en kies voor een vlotte doorschakeling naar de volgende stap in je belplan wanneer nodig, zodat je klantenservice altijd op punt staat.
Inzicht met statistieken: Maak gebruik van geavanceerde wachtrijstatistieken om te begrijpen wanneer je het drukst bent en hoe je je service nog beter kunt maken door inzicht in gemiddelde wachttijden.
Optimaliseer jouw klantenservice: Gebruik de waardevolle data uit de wachtrijstatistieken om je belroutes en wachtrij-instellingen te finetunen, zodat je klanten altijd de beste ervaring krijgen.

Filters

Filters kun je instellen om bepaalde oproepen te blokkeren of door te schakelen, zo hou je de controle over de inkomende communicatie.

Makkelijk sorteren van gesprekken: Zet regels op zodat je makkelijk onderscheid kunt maken tussen verschillende soorten gesprekken - bijvoorbeeld tussen een collega of een klant - en laat ze meteen naar de juiste persoon gaan!
Altijd bereikbaar voor belangrijke klanten: Zorg ervoor dat je belangrijke klanten ook buiten werktijd iemand kunnen bereiken, door hun oproepen gelijk door te schakelen naar een hulpvaardige medewerker.
Zeg vaarwel tegen ongewenste oproepen: Houd ongewenste of anonieme bellers buiten de deur door hun oproepen gelijk naar de voicemail te sturen. Zo hou je je lijn vrij voor belangrijke gesprekken!
Slim doorverbinden op basis van regio of mobiel: Stel de app zo in dat gesprekken uit bepaalde regio's of van mobiele nummers gelijk naar de juiste plek gaan. Zo vindt iedereen snel wat hij zoekt, zonder gedoe!

Voicemail naar e-mail

Ontvang een email melding wanneer je een gesprek hebt gemist.

Mis nooit meer een belangrijk gesprek: Zelfs als je te druk bent of je zaak gesloten is, zorgt de voicemailbox ervoor dat je altijd bereikbaar blijft. Laat bellers een bericht achterlaten, zodat je op een later moment terug kunt bellen.
Directe notificaties in je mailbox: Krijg een handige e-mailmelding met een mp3-bestand zodra je een gesprek hebt gemist. Zo kun je gemakkelijk en op je eigen tijd de voicemailberichten beluisteren, rechtstreeks vanuit je e-mail.
Persoonlijke voicemail instellen: Elke gebruiker kan een persoonlijke voicemailbox instellen, waardoor het nog eenvoudiger wordt om contact te onderhouden en gemiste gesprekken effectief te beheren.
Flexibele voicemail opties: Creëer meerdere voicemailboxen en stuur berichten naar één of meerdere e-mailadressen, zodat je altijd op de hoogte blijft van gemiste oproepen en snel kunt reageren wanneer dat nodig is.

Koppeling met Microsoft Exchange

Doormiddel van de Microsoft Teams oplossing werken Microsoft Outlook en Teams naadloos samen.

Naadloze samenwerking: Verbind je Microsoft Outlook en Teams moeiteloos, zodat je alle belangrijke informatie op één plek hebt en de samenwerking binnen je team soepeler verloopt.
Efficiënter werken: Door Microsoft Exchange te koppelen, kun je jouw werkprocessen stroomlijnen en tijd besparen, waardoor je productiever kunt zijn op je werk.
Centrale communicatiehub: Maak van je Microsoft Teams een centrale hub waar e-mails, chats en documenten samenkomen, voor een gestroomlijnde communicatie en gemakkelijke toegang tot alle benodigde informatie.
Optimaliseer je werkruimte: Met de koppeling tussen Microsoft Exchange en Teams creëer je een geïntegreerde werkruimte die je helpt om georganiseerd te blijven en je focus te houden op wat echt belangrijk is.

Telefonisch vergaderen

Met de Microsoft Teams oplossing is het eenvoudig om Teams gebruikers en overige gebruikers toe te voegen aan de meeting.

Moeiteloos vergaderingen Beleggen: Met een paar klikken nodig je zowel Teams-gebruikers als anderen uit voor vergaderingen, waardoor het opzetten van een meeting een fluitje van een cent is.
Voor Iedereen toegankelijk: Iedereen is welkom! Of je nu een Teams-gebruiker bent of niet, je kunt gemakkelijk deelnemen aan vergaderingen en samenwerken met je team of klanten.
Samenwerken zonder grenzen: Breid je teamuitwisselingen uit door moeiteloos externe gebruikers toe te voegen aan je Teams-meetings, voor een meer inclusieve en samenwerkende ervaring.

Online beheeromgeving

Geef de beheerder van jouw bedrijf toegang tot de beheeromgeving, wil je het beheer liever volledig door Klout laten doen? Geen probleem, we staan voor je klaar.

Wachtmuziek

Geeft bellers de mogelijkheid om tijdens het wachten een zelfgekozen muziekje te laten horen.

Statistieken

Vraag rapportages op van binnenkomende of uitgaande gesprekken. Krijg inzicht in gespreksduur, verhouding inkomende en uitgaande gesprekken, etc.

Systeemkoppelingen en integraties

Koppel je moderne telefonieoplossing met bijvoorbeeld het softwarepakket van je bedrijf zodat je vanuit dit software pakket kunt bellen of het klantdossier voor je hebt bij een binnenkomend gesprek.

Openingstijden

Definieer openingstijden, wanneer er buiten deze tijden om gebeld wordt krijgt de beller een boodschap te horen.

Belgroepen

Creëer belgroepen zodat de telefoon bijvoorbeeld bij meerdere collega’s overgaat, ideaal voor een ondersteuningsafdeling.

Gespreksopname

Het opnemen van gesprekken om deze later te kunnen terugluisteren, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden.

Zekerheid bij elk gesprek: Neem met gemak belangrijke gesprekken op voor latere referentie. Zo kun je altijd terugvallen op gedane uitspraken en afspraken, en houd je de lijnen helder en betrouwbaar.
Een krachtige tool voor training en klanttevredenheid: Gebruik opgenomen gesprekken als een effectief hulpmiddel voor teamtraining en als een manier om de tevredenheid van je klanten te verifiëren, zodat je continu kunt werken aan verbetering en groei.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Voldoe moeiteloos aan wettelijke verplichtingen, zoals AVG, door belangrijke gesprekken op te nemen en op te slaan voor de vereiste periode.
Gemak en efficiëntie met bulk download: Bespaar tijd met de bulk download optie, waarmee je alle opgenomen gesprekken van een dag, week of maand in één keer kunt downloaden, zodat je altijd georganiseerd en up-to-date bent met je administratie.

Keuzemenu’s

Een menu structuur aanmaken om je klanten beter van dienst te kunnen zijn.

Professionele eerste indruk: Geef bellers meteen een professionele ontvangst door ze te verwelkomen met een keuzemenu, zodat ze weten dat ze bij een goed georganiseerd bedrijf terecht zijn gekomen.
Snellere service met gerichte keuzes: Begeleid bellers direct naar de juiste afdeling of medewerker, waardoor de gesprekstijd verkort wordt en de klantervaring verbetert. Minder doorverbindtijd betekent een snellere service.
Flexibele keuzemenu-opties: Creëer een keuzemenu dat bij jouw bedrijfsstructuur past, met de optie om verschillende submenu's en meerdere meldteksten toe te voegen voor een gestroomlijnde en informatieve bellerervaring.
Beheer op maat: Houd de controle over je telefoonsysteem door zelf te bepalen wanneer bellers naar het keuzemenu worden geleid, zodat je zeker weet dat ze altijd de hulp krijgen die ze nodig hebben, op de manier die het beste werkt voor jouw bedrijf.

Bel vast en mobiel

Je kan gesprekken voeren via zowel vaste telefoonlijnen als mobiele netwerken, waardoor een naadloze communicatie-ervaring ontstaat, ongeacht waar je bent.

Altijd en overal bereikbaar: Blijf altijd in contact, of je nu via een vaste lijn of mobiel wilt bellen. Zo ben je altijd gemakkelijk bereikbaar voor zowel je collega's als je klanten, waar je ook bent.

Naadloze integratie: Koppel je mobiele telefoon aan de bedrijfstelefoonoplossing, zodat je van alle gemakken voorzien bent voor een soepele communicatie, alles onder één dak.

Besparen op kosten: Voorkom extra doorschakelkosten van de telefooncentrale naar je mobiele telefoon. Houd alles bij één provider en geniet van de financiële voordelen en het gemak van één factuur.

Flexibel en anoniem bellen: Geniet van de vrijheid om te kiezen hoe je belt: met een zakelijk nummer, je mobiele nummer of zelfs anoniem, en dat allemaal vanaf elke mobiele telefoon. Zo heb je altijd controle over je communicatie, waar en wanneer dan ook.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van de migratie en implementatie oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van moderne werkplekken bij Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

In onze vorige blog hebben we tips gedeeld over het organiseren van je Postvak IN met diverse mappenstructuren, het eenvoudig verplaatsen of kopiëren van berichten en het gebruiken van aangepaste zoekmappen om je gebruikerservaring te verbeteren.

In deze blog duiken we dieper in het aanpassen en gebruiken van categorieën om meer inzicht te krijgen in je e-mail, het toekennen van een houdbaarheidsdatum aan je berichten en het activeren van de auto-archiveringsfunctie in Outlook om je mailbox eenvoudig opgeruimd te houden.

Tip 1 – Categorieën aanpassen en gebruiken

Categorieën in Outlook bieden een snelle en visuele methode om berichten te organiseren. In tegenstelling tot mappen, waar een bericht maar in één map kan staan, kan een Outlook-bericht meerdere categorieën hebben. Elke categorie is een combinatie van een kleur en een label en je kunt ze toepassen op e-mails, agenda-items, contacten en overige Outlook items.

Laten we een voorbeeld nemen; stel dat je verschillende mappen hebt voor financiën, zoals uitgaven, budgetten, enzovoort. Je kunt dan een overkoepelende categorie maken met de naam “Financiën en budgetten”, die je kunt toepassen op alle relevante berichten, ongeacht in welke map ze zich bevinden.

Het maken van een nieuwe categorie is eenvoudig. Je gaat naar het tabblad ‘Start’, klikt op de optie ‘Labels’ en vervolgens op ‘alle categorieën’, waarna je een naam en kleur kunt kiezen voor je nieuwe categorie. Wil je een bericht in een bepaalde categorie plaatsen? Selecteer het bericht, klik op ‘Categoriseren’ en kies de gewenste categorie. Het bericht krijgt dan een kleur, zodat je in één oogopslag kunt zien tot welke categorie het behoort.

Je eigen categorieën zijn persoonlijk en opgeslagen in je Outlook-profiel. Categorieën in een gedeelde mailbox zijn door iedereen te gebruiken.

Door categorieën te gebruiken, kun je gemakkelijk berichten sorteren, filteren en organiseren, zonder dat je door mappen hoeft te bladeren. Het kan je helpen om visueel orde te scheppen en je efficiëntie te verhogen. Denk er wel aan om het simpel te houden; te veel categorieën kunnen juist verwarrend zijn. Begin klein en bouw het langzaam op naarmate je aan het gebruik van categorieën gewend raakt.

Tip 2 – Berichten een houdbaarheidsdatum geven in Outlook

Voelt het verplaatsen van e-mails soms aan als een puzzel? Gelukkig zijn er manieren om dit eenvoudiger te maken. Er zijn twee manieren om berichten te verplaatsen. De eerste is slepen: pak een e-mail en sleep deze naar de gewenste map. Met de Ctrl- of Shift-toets kun je meerdere berichten tegelijk selecteren. Rechtsklikken biedt nog meer opties, zoals kopiëren in plaats van verplaatsen.

De tweede methode is de “Verplaatsen” knop: kies de berichten en klik op “Verplaatsen” om ze naar de gekozen map te sturen. Goed ingedeelde mappen maken het zoeken eenvoudiger. Kopieer je vaak berichten? Overweeg dan je mappenstructuur te herzien en vergeet de filters en zoekfuncties niet voor snellere resultaten, zoals we in de vorige blog hebben omschreven.

Een foutje is zo gemaakt, maar met de ‘ongedaan maken-optie corrigeer je dit snel. Dit kun je doen door gebruik te maken van de control+z snelkoppeling of te klikken linksboven in je scherm op het onderstaande icoon.

Rechtsklik op de e-mail die je wilt instellen.

Kies “Bewaarbeleid”.
Bepaal hoelang de e-mail bewaard moet blijven. Dit kan variëren van een week tot een jaar, of zelfs nooit.
Om alle e-mails in één map hetzelfde label te geven, selecteer je eenvoudigweg de hele map en kies je het gewenste label.

Tip 3 – Aangepaste zoekmappen gebruiken

Een uitpuilende mailbox met oude e-mails die je al tijden niet hebt bekeken kan zorgen voor afleiding en een vervelend gevoel. Niet alleen oogt het chaotisch, het kan ook lastig zijn om dat ene belangrijke bericht terug te vinden tussen al die oudere e-mails. Het automatisch archiveren van e-mails kan hierbij een goede oplossing zijn. Maar hoe zet je auto archiveren aan in Outlook?

Ga naar Bestand > Opties > Geavanceerd > Auto Archiveren-instellingen.
Kies hoe vaak je oude e-mails wilt archiveren. Dit kan elke week, maar ook elke maand.
Bepaal zelf wat er met die oude e-mails gebeurt. Wil je ze opslaan in een aparte map? Of wil je ze helemaal verwijderen?
Voor sommige mappen, zoals je agenda, kun je andere instellingen kiezen.

Met deze stappen houd je je mailbox netjes zonder veel moeite!

It’s a wrap

In deze en eerdere blogs hebben we je allerlei tips gegeven om je Outlook-mailbox te verbeteren. We hebben het gehad over het indelen van je e-mails en het instellen van houdbaarheidsdatums. We hopen dat je hiermee al flinke stappen hebt gezet in het beter beheren van je e-mails.

Maar we zijn nog niet klaar! Volgende week leren we hoe je met regels en snelle stappen je Outlook nog slimmer kunt maken. Zo wordt het markeren van e-mails makkelijker en kun je met een paar klikken een bericht naar bijvoorbeeld je manager sturen.

Bovendien gaan we aan de slag met het maken van eigen snelle stappen en automatische regels voor het sorteren van berichten. Zo blijft je Postvak IN netjes en overzichtelijk, zelfs als je veel berichten over één onderwerp ontvangt.

Ben je klaar om je digitale werkomgeving te upgraden met Microsoft 365? Wij van Klout staan voor je klaar! Stuur een berichtje, of benader ons via de website. Als experts in het Microsoft 365-platform staan wij klaar om jouw IT-landschap te optimaliseren!