✅ Vrijblijvend contact over AI-oplossingen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van een AI-oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🤖 Ontdek wat Kloudo voor jou kan betekenen

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het gebruik van een AI-chatbot! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en we nemen zo snel mogelijk contact met je op.

Belplannen

Gestructureerde gespreksstroom: Creëer een naadloze gespreksroute binnen je organisatie, waarbij elke oproep automatisch wordt geleid naar de meest geschikte persoon of afdeling, dankzij slim opgezette belplannen.
Prioriteit waar het nodig is: Met belplannen kun je prioriteiten instellen voor bepaalde gesprekken, zodat belangrijke oproepen altijd de aandacht krijgen die ze verdienen en sneller worden behandeld.
Flexibiliteit en aanpasbaarheid: Pas je belplan aan de behoeften van je bedrijf, met de mogelijkheid om verschillende routes en voorwaarden in te stellen voor verschillende soorten oproepen, voor een op maat gemaakte communicatie-ervaring.
Optimale klanttevredenheid: Zorg voor een hogere klanttevredenheid door middel van een goed doordacht belplan dat de wachttijden minimaliseert en klanten snel verbindt met de juiste persoon, voor een vlotte en professionele service.

Naamherkenning

Personaliseer elk gesprek: Dankzij naamherkenning kun je elk gesprek starten op een persoonlijke en warme toon, omdat je al weet wie er aan de andere kant van de lijn is.
Professionele klantinteractie: Maak indruk met je professionaliteit door klanten bij hun naam te noemen, hetgeen een lange weg gaat in het opbouwen van vertrouwen en een positieve relatie.
Efficiënte gespreksvoorbereiding: Naamherkenning stelt je in staat om je snel voor te bereiden op een gesprek, door je meteen te voorzien van de relevante context en informatie over de beller.
Optimale klantenservice: Verbeter de kwaliteit van je klantenservice door gesprekken te personaliseren en een dieper niveau van begrip en connectie met je klanten te creëren.

Wachtrij

Altijd beantwoord, nooit gemist: Zelfs tijdens piekmomenten zorgt de wachtrij ervoor dat elke beller een professionele begroeting en wachtmuziek hoort, terwijl ze wachten op een beschikbare medewerker.
Flexibiliteit in wachttijd: Bepaal zelf hoe lang een beller maximaal in de wacht staat en kies voor een vlotte doorschakeling naar de volgende stap in je belplan wanneer nodig, zodat je klantenservice altijd op punt staat.
Inzicht met statistieken: Maak gebruik van geavanceerde wachtrijstatistieken om te begrijpen wanneer je het drukst bent en hoe je je service nog beter kunt maken door inzicht in gemiddelde wachttijden.
Optimaliseer jouw klantenservice: Gebruik de waardevolle data uit de wachtrijstatistieken om je belroutes en wachtrij-instellingen te finetunen, zodat je klanten altijd de beste ervaring krijgen.

Filters

Filters kun je instellen om bepaalde oproepen te blokkeren of door te schakelen, zo hou je de controle over de inkomende communicatie.

Makkelijk sorteren van gesprekken: Zet regels op zodat je makkelijk onderscheid kunt maken tussen verschillende soorten gesprekken - bijvoorbeeld tussen een collega of een klant - en laat ze meteen naar de juiste persoon gaan!
Altijd bereikbaar voor belangrijke klanten: Zorg ervoor dat je belangrijke klanten ook buiten werktijd iemand kunnen bereiken, door hun oproepen gelijk door te schakelen naar een hulpvaardige medewerker.
Zeg vaarwel tegen ongewenste oproepen: Houd ongewenste of anonieme bellers buiten de deur door hun oproepen gelijk naar de voicemail te sturen. Zo hou je je lijn vrij voor belangrijke gesprekken!
Slim doorverbinden op basis van regio of mobiel: Stel de app zo in dat gesprekken uit bepaalde regio's of van mobiele nummers gelijk naar de juiste plek gaan. Zo vindt iedereen snel wat hij zoekt, zonder gedoe!

Voicemail naar e-mail

Ontvang een email melding wanneer je een gesprek hebt gemist.

Mis nooit meer een belangrijk gesprek: Zelfs als je te druk bent of je zaak gesloten is, zorgt de voicemailbox ervoor dat je altijd bereikbaar blijft. Laat bellers een bericht achterlaten, zodat je op een later moment terug kunt bellen.
Directe notificaties in je mailbox: Krijg een handige e-mailmelding met een mp3-bestand zodra je een gesprek hebt gemist. Zo kun je gemakkelijk en op je eigen tijd de voicemailberichten beluisteren, rechtstreeks vanuit je e-mail.
Persoonlijke voicemail instellen: Elke gebruiker kan een persoonlijke voicemailbox instellen, waardoor het nog eenvoudiger wordt om contact te onderhouden en gemiste gesprekken effectief te beheren.
Flexibele voicemail opties: Creëer meerdere voicemailboxen en stuur berichten naar één of meerdere e-mailadressen, zodat je altijd op de hoogte blijft van gemiste oproepen en snel kunt reageren wanneer dat nodig is.

Koppeling met Microsoft Exchange

Doormiddel van de Microsoft Teams oplossing werken Microsoft Outlook en Teams naadloos samen.

Naadloze samenwerking: Verbind je Microsoft Outlook en Teams moeiteloos, zodat je alle belangrijke informatie op één plek hebt en de samenwerking binnen je team soepeler verloopt.
Efficiënter werken: Door Microsoft Exchange te koppelen, kun je jouw werkprocessen stroomlijnen en tijd besparen, waardoor je productiever kunt zijn op je werk.
Centrale communicatiehub: Maak van je Microsoft Teams een centrale hub waar e-mails, chats en documenten samenkomen, voor een gestroomlijnde communicatie en gemakkelijke toegang tot alle benodigde informatie.
Optimaliseer je werkruimte: Met de koppeling tussen Microsoft Exchange en Teams creëer je een geïntegreerde werkruimte die je helpt om georganiseerd te blijven en je focus te houden op wat echt belangrijk is.

Telefonisch vergaderen

Met de Microsoft Teams oplossing is het eenvoudig om Teams gebruikers en overige gebruikers toe te voegen aan de meeting.

Moeiteloos vergaderingen Beleggen: Met een paar klikken nodig je zowel Teams-gebruikers als anderen uit voor vergaderingen, waardoor het opzetten van een meeting een fluitje van een cent is.
Voor Iedereen toegankelijk: Iedereen is welkom! Of je nu een Teams-gebruiker bent of niet, je kunt gemakkelijk deelnemen aan vergaderingen en samenwerken met je team of klanten.
Samenwerken zonder grenzen: Breid je teamuitwisselingen uit door moeiteloos externe gebruikers toe te voegen aan je Teams-meetings, voor een meer inclusieve en samenwerkende ervaring.

Online beheeromgeving

Geef de beheerder van jouw bedrijf toegang tot de beheeromgeving, wil je het beheer liever volledig door Klout laten doen? Geen probleem, we staan voor je klaar.

Wachtmuziek

Geeft bellers de mogelijkheid om tijdens het wachten een zelfgekozen muziekje te laten horen.

Statistieken

Vraag rapportages op van binnenkomende of uitgaande gesprekken. Krijg inzicht in gespreksduur, verhouding inkomende en uitgaande gesprekken, etc.

Systeemkoppelingen en integraties

Koppel je moderne telefonieoplossing met bijvoorbeeld het softwarepakket van je bedrijf zodat je vanuit dit software pakket kunt bellen of het klantdossier voor je hebt bij een binnenkomend gesprek.

Openingstijden

Definieer openingstijden, wanneer er buiten deze tijden om gebeld wordt krijgt de beller een boodschap te horen.

Belgroepen

Creëer belgroepen zodat de telefoon bijvoorbeeld bij meerdere collega’s overgaat, ideaal voor een ondersteuningsafdeling.

Gespreksopname

Het opnemen van gesprekken om deze later te kunnen terugluisteren, bijvoorbeeld voor trainingsdoeleinden.

Zekerheid bij elk gesprek: Neem met gemak belangrijke gesprekken op voor latere referentie. Zo kun je altijd terugvallen op gedane uitspraken en afspraken, en houd je de lijnen helder en betrouwbaar.
Een krachtige tool voor training en klanttevredenheid: Gebruik opgenomen gesprekken als een effectief hulpmiddel voor teamtraining en als een manier om de tevredenheid van je klanten te verifiëren, zodat je continu kunt werken aan verbetering en groei.
Voldoen aan wettelijke verplichtingen: Voldoe moeiteloos aan wettelijke verplichtingen, zoals AVG, door belangrijke gesprekken op te nemen en op te slaan voor de vereiste periode.
Gemak en efficiëntie met bulk download: Bespaar tijd met de bulk download optie, waarmee je alle opgenomen gesprekken van een dag, week of maand in één keer kunt downloaden, zodat je altijd georganiseerd en up-to-date bent met je administratie.

Keuzemenu’s

Een menu structuur aanmaken om je klanten beter van dienst te kunnen zijn.

Professionele eerste indruk: Geef bellers meteen een professionele ontvangst door ze te verwelkomen met een keuzemenu, zodat ze weten dat ze bij een goed georganiseerd bedrijf terecht zijn gekomen.
Snellere service met gerichte keuzes: Begeleid bellers direct naar de juiste afdeling of medewerker, waardoor de gesprekstijd verkort wordt en de klantervaring verbetert. Minder doorverbindtijd betekent een snellere service.
Flexibele keuzemenu-opties: Creëer een keuzemenu dat bij jouw bedrijfsstructuur past, met de optie om verschillende submenu's en meerdere meldteksten toe te voegen voor een gestroomlijnde en informatieve bellerervaring.
Beheer op maat: Houd de controle over je telefoonsysteem door zelf te bepalen wanneer bellers naar het keuzemenu worden geleid, zodat je zeker weet dat ze altijd de hulp krijgen die ze nodig hebben, op de manier die het beste werkt voor jouw bedrijf.

Bel vast en mobiel

Je kan gesprekken voeren via zowel vaste telefoonlijnen als mobiele netwerken, waardoor een naadloze communicatie-ervaring ontstaat, ongeacht waar je bent.

Altijd en overal bereikbaar: Blijf altijd in contact, of je nu via een vaste lijn of mobiel wilt bellen. Zo ben je altijd gemakkelijk bereikbaar voor zowel je collega's als je klanten, waar je ook bent.

Naadloze integratie: Koppel je mobiele telefoon aan de bedrijfstelefoonoplossing, zodat je van alle gemakken voorzien bent voor een soepele communicatie, alles onder één dak.

Besparen op kosten: Voorkom extra doorschakelkosten van de telefooncentrale naar je mobiele telefoon. Houd alles bij één provider en geniet van de financiële voordelen en het gemak van één factuur.

Flexibel en anoniem bellen: Geniet van de vrijheid om te kiezen hoe je belt: met een zakelijk nummer, je mobiele nummer of zelfs anoniem, en dat allemaal vanaf elke mobiele telefoon. Zo heb je altijd controle over je communicatie, waar en wanneer dan ook.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van de migratie en implementatie oplossing van Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

✅ Vraag vrijblijvend een indicatie aan

Leuk dat je geïnteresseerd bent in het afnemen van moderne werkplekken bij Klout! Vul hieronder je gegevens in en wij nemen zo snel mogelijk contact met je op.

🎉 Ontvang de whitepaper direct in je mailbox

Leuk dat je geïnteresseerd bent! Vul hieronder je bedrijfsnaam en e-mailadres in en je ontvangt de whitepaper direct in je mailbox.

In onze vorige blog hebben we je 6 tips gegeven hoe je met verschillende weergaves in Outlook jouw Inbox nog overzichtelijker maakt. In het derde deel van de blogserie over e-mailbeheer geven we je drie tips in Outlook om je mailbox georganiseerd, overzichtelijk en beheersbaar te houden. Lees snel verder.

Tip 1 – Ordenen van je Postvak IN: Drie methoden uitgelicht

Het beheren van e-mails kan snel te veel worden, zeker als je veel berichten ontvangt. Een georganiseerde Postvak IN helpt je om het overzicht te bewaren en efficiënter te werken. Hieronder geven we drie methoden om je e-mails te ordenen met verschillende mappen die zelf kunt aanmaken in Postvak IN, elk met hun eigen voordelen en nadelen. Zodat je jouw Postvak IN gestructureerd en overzichtelijk kunt houden. Een nieuwe map aanmaken in Postvak IN doe je door met je rechtermuisknop te klikken op Postvak IN en vervolgens te klikken op “Nieuwe map…”

Standaard Postvak IN-indeling (Berichten in behandeling, voltooide berichten, nieuwe inkomende berichten):
- Voordelen: Je ziet snel wat je nog moet doen, wat klaar is en wat nieuw is. Het is niet moeilijk om te begrijpen.
- Nadelen: Zonder speciale mappen kan het wat rommelig worden. Het is misschien niet genoeg als je veel e-mails hebt.
Simpel Systeem (Bijvoorbeeld “To do” en “Ta da”):
- Voordelen: Heel makkelijk om bij te houden. Je weet altijd wat je nog moet doen en wat je al hebt gedaan.
- Nadelen: Als je veel verschillende soorten taken hebt, is dit misschien niet genoeg. Je kunt niet veel details toevoegen.
Gedetailleerd project-gerelateerd systeem (Specifieke mappen voor projecten en categorieën):
- Voordelen: Alles heeft een plek, dus je kunt alles snel vinden. Heel goed als je veel verschillende projecten hebt.
- Nadelen: Als je heel veel mappen hebt, kan het verwarrend worden. Het kan ook te veel zijn als je niet veel e-mails hebt.

Kies de manier die het beste bij jou past. Als je het graag simpel houdt, is de standaard indeling prima. Als je een beetje meer orde wilt, probeer dan het simpele systeem. En als je veel verschillende dingen doet, kijk dan naar het gedetailleerde systeem.

Tip 2 – Berichten verplaatsen of kopiëren

Voelt het verplaatsen van e-mails soms aan als een puzzel? Gelukkig zijn er manieren om dit eenvoudiger te maken. Er zijn twee manieren om berichten te verplaatsen. De eerste is slepen: pak een e-mail en sleep deze naar de gewenste map. Met de Ctrl- of Shift-toets kun je meerdere berichten tegelijk selecteren. Rechtsklikken biedt nog meer opties, zoals kopiëren in plaats van verplaatsen.

De tweede methode is de “Verplaatsen” knop: kies de berichten en klik op “Verplaatsen” om ze naar de gekozen map te sturen. Goed ingedeelde mappen maken het zoeken eenvoudiger. Kopieer je vaak berichten? Overweeg dan je mappenstructuur te herzien en vergeet de filters en zoekfuncties niet voor snellere resultaten, zoals we in de vorige blog hebben omschreven.

Een foutje is zo gemaakt, maar met de ‘ongedaan maken-optie corrigeer je dit snel. Dit kun je doen door gebruik te maken van de control+z snelkoppeling of te klikken linksboven in je scherm op het onderstaande icoon.

Tip 3 – Aangepaste zoekmappen gebruiken

In Outlook kan het een uitdaging zijn om specifieke berichten te vinden in bepaalde mappen, vooral als je veel mappen hebt. Daarom introduceert Outlook de handige functie ‘zoekmappen’. Deze functie zoekt automatisch door alle mappen en verzamelt berichten van een bepaald type, zoals ongelezen e-mails of berichten die je hebt gemarkeerd voor opvolging.

Stel je voor dat je vaak e-mails uitwisselt met collega’s en je wilt al hun berichten op één centrale plek hebben. In plaats van elke keer handmatig te moeten zoeken, maak je simpelweg een zoekmap aan. Ga naar het navigatievenster aan de linkerkant van Outlook, klik met de rechtermuisknop op ‘Zoekmappen’ en kies ‘Nieuwe zoekmap’. Voer vervolgens de e-mailadressen in van je collega’s. Binnen een paar seconden heb je een map die automatisch alle berichten van hen weergeeft.

Het regelmatig gebruik van zoekmappen kan je e-mailervaring stroomlijnen en je zoekopdrachten versnellen. In plaats van steeds dezelfde zoekopdrachten in te voeren, organiseert de zoekmap alles voor je. Dus, als je snel door je mails wilt navigeren, zijn zoekmappen de weg vooruit!

Boost je inboxbeheer met Outlook

Je bent goed op weg om je mailbox tot je beste vriend te maken! Begin met het opruimen van je Postvak IN op een manier die bij je past, waardoor het elke dag makkelijker wordt om je weg te vinden tussen je e-mails. Daarna ga je aan de slag met het verplaatsen en kopiëren van berichten: een eenvoudige truc die je helpt om alles netjes op de juiste plek te houden. En vergeet niet de zoekmappen te ontdekken, een slim hulpmiddel dat je helpt om zonder moeite precies te vinden wat je zoekt. Met deze eenvoudige stappen wordt je mailbox overzichtelijker en handiger.

Volgende week duiken we nog dieper in de wereld van Outlook met makkelijk toe te passen tips die je helpen om nog meer grip te krijgen op je mailbox. We gaan aan de slag met handige functies zoals het instellen van categorieën en het gebruik van houdbaarheidsdata voor berichten, zodat je zonder gedoe een nette en georganiseerde inbox behoudt. Mis het niet!

Ben je klaar om je digitale werkomgeving te upgraden met Microsoft 365? Wij van Klout staan voor je klaar! Stuur een berichtje, of benader ons via de website. Als experts in het Microsoft 365-platform staan wij klaar om jouw IT-landschap te optimaliseren!